Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Resmi Davet Mektupları ve Materyalleri Yazımı


Etkinlik ve toplantı planlayıcılarının toplantılar, teşvik gezileri ve düzenledikleri diğer programlar için resmi davet mektubu ve materyallerine katkıda bulunmaları veya yazmaları beklenir. Zorlu bir görev gibi görünmemesine rağmen, uygun davet kurallarını takip etmek ve misafirleriniz için önemli detayları kaçırmamak için bazı adımları takip etmek önemlidir.

İşte nasıl:

  1. Bir etkinlik teması oluşturun. Resmi davet mektupları ve materyalleri yazmadan önce, planlamacıların cazip bir program temasına sahip olmalarını sağlamalıdır. Aşağıdaki sorular beyin fırtınası sürecine başlamanıza yardımcı olacaktır: Bu bir eğitim konferansı, seminer veya teşvik amaçlı bir yolculuk mu? Nerede tutuluyor? Bu yer veya mekan hakkında benzersiz olan nedir? Etkinlik için zorlu program nedir? Programın arkasındaki hedeflerden bazıları nelerdir? Bir katılımcı neden katılmak ister? Bu sorular harika bir tema oluşturmaya yardımcı olacaktır.

  1. Elektronik bir davet oluşturun. Başlıca etkinliklere yönelik birçok resmi davet mektubu ve materyali, RSVP sürecinin lojistiği nedeniyle çevrimiçi kayıt sistemlerindedir: adların yazılışı, iletişim bilgileri, diyet gereklilikleri, engellilik erişimi, ulaşım ihtiyaçları, program bilgileri, etkinlik bilgileri ve daha fazlası. Not: Daha az karmaşık olaylar, etkinlik ayrıntılarını ve RSVP kişilerini iletmek için e-postayla gönderilen tek bir web sayfası veya grafik tasarım görüntüsü kullanabilir.
  2. Basılı bir davet oluşturun. Programınızın veya etkinliğinizin niteliğine bağlı olarak, davet kuralları, konuklarınızın varlığına gerçekten değer verdiğinizi bildirmek için resmi davet mektupları ve notlar yazmanızı önerebilir. Bu olay malzemelerinden farklı. Bunun yerine, konukunuza ev sahibi ve adı, hatta tema, tarih (ler) ve / veya zaman ve bir RSVP kişisi dahil olmak üzere değerli bilgiler sağlayan basit bir davetiye kartı düşünün.

  1. Resmi etkinlik davetiyesi yazma. Elektronik davetiyenin bir parçası olarak, program ve etkinlik hakkında üst düzey bilgileri özetlemelisiniz. Örneğin, bu bir teşvik gezisi veya çok günlük bir konferanssa, varış noktasını, ana oteli / konferans alanını, ana konuyu, konuşmacıları (bios dahil), takvimi, etkinlikleri, lojistik ve kayıt ayrıntılarını dahil etmek istersiniz. Davet mektupları ve materyalleri konuklara katılmaları için bir sebep sağlamalı ve her zaman bir harekete geçirme ifadesi içermelidir.
  2. Davetiye görgü kuralları, varış yeri / mekana genel bakış ile başlar. Resmi davet mektubu ve materyalleri yazarken, hiç kimsenin programı barındıracağınız yerde hiç kimsenin olmadığını varsayınız. Bu nedenle programın yapıldığı yer ve / veya mekan hakkında kısa bir genel bakış yazın. Çok günlük bir etkinlik planlıyorsanız, bu bilgileri olabildiğince yüksek tutun, ancak bu yerle ilgili benzersiz bilgiler içeren yeterli zaman bulunduğundan ve zamanlarını neden sizinle birlikte kullanmaları gerektiğinden emin olun.

  1. Davet görgü kuralları etkinlik programını gerektirir. Teşvik programı gibi çok günlük bir etkinlik planlıyorsanız, davet malzemeleri olabildiğince fazla ayrıntı içermelidir. Bu, davetiyenizin katılım yöntemlerini ve katılacağı zamanları, iş toplantıları ve etkinlikleri (ve etkinlik seçenekleri) zamanları, yemekler hakkındaki bilgileri ve kalkış bilgilerini tanımlaması gerektiği anlamına gelir.
  2. Daveti görgü kuralları faaliyet açıklamaları gerektirir. Resmi davet mektupları ve materyalleri yazarken, misafirlerin ilgi alanlarına neyin uygun olduğunu daha iyi belirleyebilmeleri için çeşitli etkinliklere genel bir bakış sunun. Golf programınız yarım veya tam günlük bir etkinlik mi? O nehir kayıklarının yüzdüğü "sınıf" nedir? Etkinliğe ev sahipliği yaptığınız yer nedir ve bu dağ bisikleti programı sizi ne kadar yükseğe götürebilir? Bir resim dersine girme süresi nedir ve ne öğrenecekler?

  1. Davet görgü kuralları toplantı lojistiği hakkında bilgi gerektirir. Yine, çok günlük bir programa ev sahipliği yaptığınızı varsayarsak, konuklara aşağıdaki öğelerden her biri hakkında ayrıntılı bilgi verilmelidir:
      1. Uçuş rezervasyonları
      2. Etkinlik Kaydı
      3. Oda rezervasyonları
      4. Havalimanı aktarmaları
      5. Kıyafet
      6. Hava
      7. Check-in prosedürleri
      8. İade edilmeyen kalemler
      9. Ev sahibi personel kişileri
  2. Son etkinlik gündemini geliştirin. Bu, ilk davet materyallerinden farklı görünecektir, ancak varışta veya bir etkinliğe katılmadan hemen önce davetli misafirlere sağlanmalıdır. Her bir konum için planlananlara genel bakış, saat başı (saatleri birleştirmek için iyi) genel bakış içermelidir. Eşzamanlı olarak planlanmış birden fazla eğitim parçanız varsa, katılımcılar hangi konuların programlandığını bilmeleri için bu izleri gruplar halinde sıralamakta fayda vardır.

  1. Etkinlik karşılama mektubu oluşturun. Pek çok planlamacı, hoş geldiniz mektuplarına hangi bilgileri içermesi gerektiği veya içermemesi gerektiği konusunda mücadele eder. Karşılama mesajını basit tutun ve konuklara takdirlerini bildirin. Davet görgü kuralları, mektubun etkinliğin resmi ev sahibi tarafından imzalanması gerektiğini ileri sürdü.
    1. En göz ardı edilen etkinlik davetiyesinden biri, çıkış bildirimidir. Karşılama mektubunun ve herhangi bir varış hediyesinin bir parçası olarak, konukların nasıl ayrılacağına ilişkin ayrıntıları eklemek önemlidir.
  2. Menü kartları oluşturun. İster kahvaltı ister öğle veya akşam yemeği planlıyorsanız, konuklar her yemeğin ana hatlarını belirleyen menü kartlarını her zaman takdir ederler. Onlara konuşmaları için bir şeyler verir ve personelin takvimi takip ederek misafirlerden emir almasını sağlar. Not: Yemek sırasında temalı tatlılar veya benzersiz eğlence gibi özel bir sürpriz planlıyorsanız, menü öğelerini menü kartından uzak tutmanız yararlı olacaktır.

  1. Takdir hediye notu kartları oluşturun. Bir varış hediyesi veya bir yastık hediyesi olsun, her takdir hediyesinin hediye not kartına sahip olması gerekir. "Teşekkür" mesajlarını pekiştirmek ve konuklarınızın kendilerini özel hissetmelerini sağlamak için bir fırsattır. Etkinliğin temasını yansıtan ifadeler ve mesajlar eklemeniz yararlı olacaktır.
  2. Bireysel kalkış bildirimleri oluşturun. Kalkıştan önceki gün, uçuş numarası ve kalkış saati dahil, kendilerine ne zaman gideceklerini hatırlatan konuk odalarına bildirimler iletin. Lojistiğin planlanması sırasında gözden kaçmış olabilecek son dakika hatalarını düzeltme fırsatı sağlar.

İpuçları:

  1. Harika bir grafik tasarımcınız ve çevrimiçi bir kayıt işlemine sahip olduğunuzdan emin olun. Bugün hala zorluk, birçok farklı çevrimiçi etkinlik kayıt sisteminin mevcut olmasıdır, ancak ya çok fazla özelleştirme gerektirmektedirler ya da üçüncü taraf sistemlerin kullanımının davetli bazda biraz pahalı olduğu düşünülmektedir. Bu yüzden birçok plancı hala kendi yetiştirdiği araçlara ve kaynaklara güveniyor.
  2. Kendine harika bir kırtasiye dükkanı bul. Kuruluşlar elektronik iletişime geçmeye devam etse de, bu hala basılı davetlerin ve etkinlik materyallerinin etkisinin yerini tutmuyor. Etkinlik temanıza iltifat edecek kırtasiye malzemelerini arayın ve daha fazla ilgi ve drama oluşturmak için kağıt stillerini ve boyutlarını değiştirin. Misafirleriniz bu çabayı fark edecek.

  1. Bir şablon oluşturun ve oradan çoğaltın. Planlayıcılar, şablon davet mektupları ve materyalleri oluşturmalı ve önceki program ve etkinlik şablonlarından yeni etkinlikleri güncellemelidir. Tabii ki, yeni kırtasiye, grafik, metin vb. Seçilmeli ve kullanılmalıdır, bu nedenle her seferinde belirli bir miktar kişiselleştirme gerekir.


Yazarın Video: Basit Zarf Yapımı - How to make simple envelope

İlgili Makaleler:

✔ - Georgia Güvenlik Mevzuatı Kanunu ve Düzenlemeleri

✔ - Mobil Hediye Kartları, Cüzdanlar ve Uygulamalar

✔ - Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için Hibe Takvimi Oluşturma Adımları


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!