Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Pre-Con Toplantıları Nelerdir?


Toplantı ve etkinlik planlayıcılarının, planlanan bir konferanstan önce otellerde, konferans tesislerinde, kongre merkezlerinde ve başka yerlerde konferans hizmetleri müdürü ile "ön-con" toplantısı yapması beklenir. Aslında konferanstan önceki konferans.

Sık sık toplantılar planlamayanlar için, bir ön-konser toplantısı ilk başta rahatsız edici ya da garip görünebilir, çünkü "etkinliğe devam etme" ya da "banket etkinlik sırası" gibi yeni terimler ya da dil içerebilir.

Pre-Con'dan Ne Yapmalı?

Ön-kons, etkinlik sağlayıcıların ve etkinliklerin veya programın gerçekleşmesi planlanan tedarikçilerle yapılan bir toplantıdır. Genelde etkinlikten bir veya iki gün önce yapılır ve etkinlik günü meydana gelen adımlardan farklıdır.

Bazı insanlar ön-konferans toplantılarını daha büyük konferanslar, toplantılar, kongreler ve teşvik programları planlamakla ilişkilendirebilir. Bununla birlikte, seminerler ve diğer özel etkinlikler için ön-ön toplantı yapılması da yaygındır.

Pre-Con Toplantısı Sırasında Ne Beklenmeli?

Ön hazırlık toplantısı, etkinlik planlayıcısının, programa dahil olan tedarikçi yönetim ekibiyle, belirli bir program için tüm son lojistiği inceleme fırsatı verir.

Genellikle, bir ön-konser toplantısı mekanın konferans hizmetleri müdürü tarafından koordine edilir ve programlanır. Bir etkinlik için kendi özel rollerinin lojistiğini gözden geçirmek üzere etkinliğe katılan çeşitli alanlardan yöneticileri davet edecektir. Toplantı veya etkinlik planlamacısının, katılan herkesle bir ilişki kurması için mükemmel bir zamandır.

Pre-con sırasında, etkinlik planlayıcısının, etkinliğe ev sahipliği yapan organizasyon, etkinlikte iletilen önemli mesajlar ve önemli VIP'ler de dahil olmak üzere etkinliğin bazı temel hedeflerini vurgulaması uygundur.

Pre-Con Etkinlik Özgeçmişini Gözden Geçirmenin Doğru Zamanı

Bir olay özgeçmişi aynı zamanda olay özellikleri olarak da bilinir. Programın kendisi hakkındaki ayrıntılar da dahil olmak üzere, bir program veya etkinlik hakkındaki tüm ilgili bilgileri içerir. Bu öğeler, aşağıdakilerin bir kısmını veya tamamını içerebilir: tarihler, saatler, kişiler, katılımcı profilleri, acil durum kişileri, yiyecek ve içecek, ulaşım, nakliye bilgileri, faturalandırma, görsel / işitsel ve diğer özel ihtiyaçlar.

Her departman yöneticisi, ilgili detaylar ve tipik işletim prosedürleri de dahil olmak üzere olayla ilgili anlayışını gözden geçirir. Ayrıca, etkinlik sözleşmesini ve ziyafet etkinliği siparişlerinde önceden paylaşılan bilgileri anlamalarını da gözden geçirecekler.

Toplantı ve etkinlik planlamacıları, bu süre zarfında, etkinlik seviyeleri ile ilgili, personel kadrosu ve asıl etkinlik sırasındaki kilit temasların isimleri gibi, temsil edilen tüm alanlardan gelen detaylı sorular sormayı hatırlamalıdır. Ön-ön görüşme görüşmesinin kilit unsurları aşağıdakilerin gözden geçirilmesini içerebilir:

  • Yiyecek ve İçecek Gereksinimleri
  • Misafir Odası Listesi Gereksinimleri (Uygunsa)
  • Konferans ve Fuar Sergi Gereksinimleri
  • Toplantı Salonu ve Fuar Alanı Gereksinimleri (Kat Planları)
  • Elektrik ve Telekomünikasyon gibi Teknik Gereksinimler
  • Tabela Yerleştirme Hakkında Detaylar

Bu, herhangi bir son dakika değişikliği yapmak için ideal bir zamandır. Her zaman hoşlanmamasına rağmen, çoğu satıcı ve tedarikçi makul (ve mantıksız) değişiklikler beklemektedir. Elbette, ön-hazırlık, kurulumun devam ettiği bir süre boyunca programlanmışsa, her şeyin düzgün çalıştığından emin olmak için erken bir oda incelemesi yapmayı düşünün.


Yazarın Video: Conor McGregor vs Khabib Nurmagomedov weigh-in: Conor kicks out, Drake rocks Irish flag | UFC 229

İlgili Makaleler:

✔ - Perakende Mağazana Geri Dönmelerini Sağlayın

✔ - Hizmet Tanımı / Hizmetlerin Uberleştirilmesi Sıcak

✔ - Stok Devir Hızı Nasıl Hesaplanır?


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!