Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için Gönüllü Yönetim Stratejileri

En iyi gönüllülerinizi yönetmeyi ve elde tutmayı kolaylaştırın.


Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun büyümesi ve sürdürülmesi söz konusu olduğunda, oldukça meşgul, güvenilir ve yetenekli gönüllülere ihtiyacınız var. Birkaç güvenilir ve kararlı gönüllü bulduktan sonra, kuruluşunuz temel hedeflerinde ilerleyebilecek.

Ancak, gönüllüleri nerede bulacağınızı, onları nasıl bir araya getireceğinizi bilmek ve sonra işi yapmaktan mutlu olduklarından emin olmak zor olabilir. Daha fazla gönüllü ekledikçe, bir şeyleri (ve insanları) çatlaklardan düşmelerine izin vermeden hepsini yönetmek kaotik olabilir.

Bu, mevcut gönüllüleriniz ve personeliniz için daha fazla iş yapmanın yanı sıra yüksek riskli ciro anlamına da gelebilir. Bu nedenle kar amacı gütmeyen kuruluşların, herkesin nedenine odaklanmasına yardımcı olacak gönüllü yönetim stratejilerine yatırım yapmaları gerekir.

Gönüllü Yönetimi Nedir?

Gönüllü yönetimi, en temelde, gönüllülerinizin ve yaptıkları işlerin uygun şekilde “ele alınması” dır. Gönüllü yönetimi, katılım, idare, koordinasyon ve daha fazlası için sistemler ve standartlar oluşturmayı içerir. Doğru yapıldığında, "el tutma" sınırını da koymalı ve ilerlemeyi hızlandırmalıdır.

Ne yazık ki, birçok kar amacı gütmeyen gönüllü yönetimi ile mücadele. Aslında Verified Volunteers'ın 2017 raporuna göre, gönüllü yönetimi, kar amacı gütmeyen kuruluşların karşılaştığı 1 numaralı konu. Gönüllü yönetimini küçümseme ve herhangi bir kar amacı gütmeyen kuruluşun kullanabileceği birkaç strateji önerme zamanı.

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için Gönüllü Yönetim Stratejileri

Her kar amacı gütmeyen kuruluş farklıdır, bu da gönüllü yönetimin de farklı olacağı anlamına gelir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz bir gönüllü ile mi başlıyor, yoksa yüzlerce kişiye sahipseniz, gönüllü yönetiminde tek bir hedef var: Kuruluşumuz, hedeflerimizi gerçekleştirmek için gönüllülerimizle (ve aracılığıyla) nasıl çalışabilir?

Kuruluşunuzun son hedefi göz önüne alındığında, gönüllüleri işlerini yapmalarına yardımcı olacak şekilde yönetmek çok daha kolaydır. Yönetim stratejileri de süreci kolaylaştırır, dolayısıyla daha az gözetim vardır. Aşağıda kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun gönüllülerinizin gücünden yararlanmasına yardımcı olabilecek birkaç gönüllü yönetim stratejisi bulunmaktadır.

İşe Alım

Birçok kar amacı gütmeyen kuruluş için, yalnızca bir gönüllüyü bulmak ve gemiye almak doğru yönde atılmış bir adımdır. Ancak, gönüllü süreçler oluşturmak kuruluşunuzun daha yetenekli ve ilgili bireyler bulmasına yardımcı olabilir. İşe alım üzerine odaklanmak, gönüllü yönetiminin ilk unsurudur;

  • Gönüllüleri nasıl işe alıyorsunuz? Sadece geniş bir ağ mı atıyorsun, yoksa belirli becerileri veya tecrübesi olan insanları mı arıyorsun? Bunun için bir standart belirleyin ve bir gönüllüde neye ihtiyacınız olduğunu temel alarak gönüllü işe alım yapmaya başlayın.
  • Gönüllü verileri nasıl toplarsınız. Gönüllüleri işe alırken, onlardan profesyonel ve gönüllü tarihlerini, becerilerini ve ilgi alanlarını listelemelerini isteyin. Bu, daha sonra benzer olan diğer gönüllülere ihtiyaç duyduğunuzda büyük bir varlık olacaktır.
  • Gönüllüleri atadığınız yer. Gemiye girmeye başladığınızda, becerilere veya ilgi alanlarına dayalı ödevleri düzenleyen bir sistemin bulunmasına yardımcı olur. Örneğin, öğretmenliği uzun yıllar olan biri çocuklara özel ders verebilirken, bir web tasarımcısı ofiste olması için büyük bir varlık olabilir.

nişan

Büyük gönüllülere katılmak, daha iyi gönüllü yönetiminde ilk adımdır. İkinci strateji gönüllülerle meşgul. Engellenmemiş bir gönüllü gücü daha az sonuç, daha az yön ve yüksek ciro oranlarına yol açabilir. Elbette, bunu önlemenin en iyi yolu, gönüllüleri ne kadar değerli olduklarını gösterecek şekilde meşgul etmektir. Uygulayabileceğiniz birkaç angajman stratejisi şunları içerir:

  • Tanıma sağlanması. Bir gönüllü veya gönüllü grubu, kuruluşunuz üzerinde doğrudan bir etkiden sorumluysa, onlara teşekkür ederiz. Örgütsel hedeflere ulaşma teşvikleri, gönüllüleri temel çalışmalarına devam etmeleri için cesaretlendirmek için harika bir yoldur.
  • Eğlenceli hale getirmek. Gönüllülük bir sürüklenme olmamalıdır. İster gönüllü bir barbekü yapmak isterse gönüllü gruplar arasında arkadaşça bir meydan okuma başlatarak işinizi eğlenceli hale getirmenin yollarını bulun. Gönüllülerinizi kararlı ve yakın tutmak için kuruluşunuzda bir kültür geliştirin.

  • Daha fazla fırsat yaratmak. Gönüllüler, özellikle de çok yetenekli olanlar, yeteneklerini test etmelerine veya geliştirmelerine izin vermeyen bir rolde sıkılmaya başlayabilir. Bu sizin işe alım evraklarınızın işe yaradığı yerdir. Gönüllülerinizin becerilerine dayanan sürekli fırsatlar sunmak, onları dahil etmeyi ve özen göstermeyi sağlayacaktır.

alıkoyma

Gönüllü tutmak, birçok kar amacı gütmeyen kuruluş için gönüllü yönetiminin en zor kısmı olabilir. Genellikle tatil günlerinde veya özellikle başarılı bir pazarlama kampanyasından sonra gönüllü akışı söz konusu olsa da, elde tutma oranları herhangi bir kuruluşun geliştirmek istediği bir şeydir. En iyi gönüllülerinizi koruduğunuzdan emin olmak için, şunlardan emin olun:

  • İşlerini yapmalarını kolaylaştırıyorsun. Bu, gönüllü yönetim sisteminizin temel noktasıdır. Gönüllüleriniz ne yapmaları gerektiğini, ne zaman yaptıklarını ve organizasyonu nasıl ilerlettiklerini biliyorlarsa, kalma olasılıkları çok daha fazladır. Kuruluşun (veya bireyin bile) hedeflerindeki kesin ilerleme memnuniyet için hayati öneme sahiptir. Saatlerini takip etmelerini veya görevlerini düzenlemelerini sağlayan izleme yazılımı veya araçlarını kullanmak çok önemlidir. Her gönüllü pozisyonu için iş tanımları yazın. Kolay başvuru için gönüllü bir el kitabı da faydalıdır.

  • Bağlantıda kalıyorsun. Gönüllü yöneticileri ve diğer personelin yapacak kendi işleri vardır, ancak gönüllülerle bağlantı kurmak çok önemlidir. Gönüllülerinizin sorularınız veya sorunlarınızla yöneticilerinize / ekibinize gelmelerini kolaylaştırın. Gönüllüleriniz kuruluşunuzun “yerdeki botları” dır, bu yüzden ekibin bir parçası olduklarını bilmelerini istersiniz.
  • Onları sözcüğü yaymaya teşvik ediyorsun. Çok meşgul olan gönüllüler istiyorsanız, gönüllü deneyimlerini paylaşmalarına yardımcı olun. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun sosyal medya sayfalarını beğenmeleri, Facebook hesaplarına bağış toplama etkinlikleri yayınlamaları veya arkadaşlarıyla yaptıkları çalışmalar hakkında konuşmaları için onları teşvik edin. Kuruluşunuzun müjdesini yaymak, gönüllülerinizi dolaşma konusunda daha heyecanlı hale getirecektir. Zaten sahip olduklarınıza benzer gönüllüleri işe almak için daha kolay bir zamana sahip olacaksınız.

Takip

Gönüllü yönetim sürecinizin her aşamasını otomatikleştirmek önerilmez. Ancak, gönüllülerin ve personelin ilerlemeyi ve çalışmayı izlemesine izin veren basit araçlara yatırım yapmak doğru yönde bir harekettir.

NobleHour veya İleriye Doğru İzleme gibi gönüllü izleme araçları, gönüllüleri bulmanıza, "hareket halindeyken meşgul" olmalarına yardımcı olabilir ve hatta desteklenen saatlerce çalışan gönüllü / program raporları oluşturabilir. Bu, zaman ve etki izlemeyi kolaylaştırır ve gönüllülerinize "vaktinde" olmadıklarında kar amacı gütmeyen kuruluşunuzla etkileşim kurmalarını sağlar.

Gönüllü bir CRM ve diğer veritabanları, gönüllülerinizi, görevler hazırlamak veya çevresinde yeni programlar oluşturmak için kullanabileceğiniz becerilere veya diğer özelliklere göre sıralamanıza yardımcı olabilir. Elektronik tablolar ve takvimler, zaman ve düzinelerce programı yönetmek için de idealdir. Dışarıda pek çok ücretsiz gönüllü yönetim aracı var ve çoğu yatırım yapmaya değer.

Yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz personel miktarını sınırlayabileceğinden, güçlü bir gönüllü tabanını desteklemek için teknolojiyi kullanın.

Gönüllü Yönetim ile Kâr Amacı Gütmeyen Çalışmalarınızı Kolaylaştırın

Gönüllü sistemlerini inşa etmek için zaman ve kaynakları harcayan kar amacı gütmeyen kuruluşlar, yatırımların geri kazanıldığını görüyor. Yalnızca üst düzey gönüllüleri işe almakla kalmazlar, aynı zamanda bu gönüllülerin eylem, iş akışı ve yönetim süreci için net bir çağrıları olacaktır. Her şey gönüllülerinizin kuruluşunuzun çalışmalarını asgari gözetim ile yapmasına yardımcı olacak sistemler oluşturmakla ilgilidir.

Ancak, gönüllü yönetimi katı bir sistem değildir. Kuruluşunuzun yaptığı gibi gelişmeli ve kuruluşunuzun hedefleri genişledikçe ya da değiştikçe rotayı düzeltmelidir.


Yazarın Video:

İlgili Makaleler:

✔ - Gönüllülere Kar Amacı Gütmeyen Nasıl Hazırlanırsınız?

✔ - İlginç Bir Kitap İncelemesi Nasıl Yazılır?

✔ - Kiracının Kiralarını Yenilemesini İstediğiniz 6 Sebep


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!