Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Mekan Koordinatörleri Etkinlik Kurulumu Kontrol Listesi


Çoğu mekan, kısa sürede birden fazla etkinliği koordine etmekle gelen baskılara alışmaktadır. Sonuçta, işleri kaliteli hizmet sağlamalarına bağlıdır ve her etkinlik, hem etkinlik planlamacılarına hem de katılımcılara yeteneklerini sergileme fırsatıdır. En kritik zaman, müşteri kurulum için ziyafet salonuna girdiğinde, şovun başlamasından önce bile geliyor. Şu anda ton, günün geri kalanı için ayarlanacak.

Sepetlerinizi Hazırlayın

Müşterinizin yapmak isteyeceği ilk şey, tüm etkinlik malzemelerini araçlarından açmaktır. Bu, özellikle park etme durumunda gezinmek zorsa, zor bir iştir. Bir sürü ağır kutu ile mekanınıza giren birini hayal edin - aradıkları ilk şey nedir? Bu sorunun cevabı elbette, bir yük arabası veya yüklerini hafifleten ve uğursuz boşaltma işini önemli ölçüde kolaylaştıracak başka bir şeydir. Mekana girdiklerinde arabaları hemen almak, sadece görünerek kendilerini rahatlatmak için kolay bir yoldur.

Kayıt Tablolarını Hazırla

Çoğu müşteri için yapılacaklar listesinde bir sonraki kayıt işlemidir. Bu, mekanınızın gelmeden önce tüm kayıt bileşenlerini yerinde bulundurması anlamına gelir. Tüm masaları, sandalyeleri, elektrikli ve süpürgelikleri içerir. Ad etiketlerini ve check-in malzemelerini düzenlemek, etkinlik planlamacıları için çok fazla zaman harcar ve bu basit şeylerin başlayabilmeleri için sizi beklemesi gerekmez.

Tüm Odalarda Masa ve Nevresim Takımı

Etkinlik alanındaki tüm masa ve sandalyelerin ayarlanması belli bir zaman alabilir. Umarım, daha erken bir etkinlikle karşılaşacaksanız, müşteriye tüm oda bileşenlerinin ne zaman bekleyeceğini önceden söylemişsinizdir. Müvekkiliniz, masa ve sandalyeleri açmak için çalışan düzinelerce işçinin bulunduğu bir odaya girerse, muhtemelen panik yapacaklardır. İdeal olarak, operasyon ekibiniz masa örtüleri ile yerleştirilmiş herşeye sahip olacak, böylece planlamacılar merkez parçaları, açık artırma ürünlerini vb. Yerleştirmeye başlayabilecekler.

Tüm Tabelaları Erken Alın

Sadece lider plancının binada nasıl gezinileceğini bilmesi destek ekibinin yaptığı anlamına gelmez. Kurulum süresi başlamak üzere olur olmaz, binanızdaki tabelaları güncelleyerek herkesi gereksiz bir güçlükten koruyabilirsiniz. Çiçekçiler ve DJ'ler gibi üreticilerin de nereye gideceklerini bilmeleri gerektiğini unutmayın. Bunların hepsi, olay gününden önce müşterinizle birlikte gözden geçirilecek şeylerdir, ancak büyük güne dikkat etmeleri gerekir.

BEO ve Faturaları Gözden Geçirme

Yine, bu belgeleri etkinliğe giden günlerde birkaç kez e-postayla gönderdiniz, ancak son bir kez bunları incelemekten asla zarar gelmez. Kurulum süresi yoğun olsa da, bu belgelere birlikte bakmak için 15 dakika ayırmanız gerekir. Mekan koordinatörleri, müşterileri için BEO, oda diyagramı ve olası faturayı içeren bir paket hazır olmalıdır. Çok az deneyimli planlayıcı bu kritik makaleleri gözden geçirme fırsatını yakalayacaktır.

Tanıtımları

Resmi bir giriş için ekibinizin kilit üyelerini müşterinize getirdiğinizden emin olun. Bu liste, yemek müdürü, ziyafet kaptanı, operasyon şefi ve görsel / işitsel koordinatörü içerir. Ekibi tanıtırken müşteriniz adına düşünün - yönetim ekibinizle yüz yüze görüşülmesi gereken herhangi bir ayrıntı var mı? Kısa bir konuşmaya başlamak, her alandan kimin sorumlu olduğunu vurgulamak için etkili bir yoldur.

Etkinlik kurulum öğelerinin bu kısa kontrol listesi müşterinizi girişte mutlu tutma yolunda uzun bir yol kat edecektir. Mekanınızın birincil temsilcisi olarak, ofisinizde çalışırken bir sorun çıkması durumunda müşterilere cep telefonu numaranızı vermek her zaman en iyisidir. Unutma, bir şeye ihtiyaçları olursa sinirlenebilirler, ancak onlara yardım edecek birini bulamazlarsa daha da sinirlenirler.

Makale İçindekiler Bölüme atla

genişletmek

  • Sepetlerinizi Hazırlayın

  • Kayıt Tablolarını Hazırla

  • Tüm Odalarda Masa ve Nevresim Takımı

  • Tüm Tabelaları Erken Alın

  • BEO ve Faturaları Gözden Geçirme

  • Tanıtımları


Yazarın Video: Adana’da "Gözümün Nuru Namaz" etkinliği düzenlendi

İlgili Makaleler:

✔ - 11 Kural Alabama Kiracısı Takip Etmeli

✔ - 6 İnşaat ERP Yazılımında Büyüyen Eğilimler

✔ - Perakende Zincir Mağazalar Neden Kapanıyor?


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!