Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Küçük İşletmeler Toplantısı Planlama İpuçları


En küçük işletme toplantıları bile dahil olan herkes için tüm ihtiyaç ve hedeflerin karşılanmasını sağlamak için uygun planlama gerektirir. Verimli olmak için, ayrıntıların çatlaklardan kaymasını önlemek için takip edilmesi gereken bir işlem sırası vardır. Bir sonraki küçük toplantınızı planlamak için izlenmesi gereken 8 önemli adım aşağıda listelenmiştir.

Konunuzu ve Konumunuzu Seçin

Bu adım, izleyicilerinizin başka hiçbir şeyden önce bilmek isteyeceği iki değişkeni temsil eder. Toplantının “nerede ve neden” derhal davet edileceğini ve katılıp katılmayacağını etkileyecektir.

Seçtiğiniz mekan genel toplantıyı etkiler ve etkinliği planlarken vermeniz gereken diğer kararları etkiler.

Katılımcıları Tanımlayın

Odaklı ve üretken bir toplantı düzenlemenin büyük bir kısmı dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmaktır ve bu da davetçileri üst düzey karar vericilere sınırlamak anlamına gelir. Kurum kültüründe, ilgili tüm tarafları iletişime dahil etme eğilimi vardır, ancak önemsiz tartışmalarla ilerlemeyi yavaşlatabilecek ortakları ortadan kaldırarak üretimi artırabilirsiniz. Oy kullanmayan katılımcıları davet etmek yerine, önemli katılımcıları toplantıya gelmeden önce astları ile konuşmaya teşvik edin.

Üç Tarih ve Kere Teklif Ver

Her katılımcının kullanılabilirliği hakkında nasıl soru sorduğunuza dikkat edin. Toplantınız için karşılıklı olarak yararlı bir tarih belirleme söz konusu olduğunda, bir “Pandora'nın kutusu” sorununu açmak kolaydır. Bundan kaçınmanın bir yolu, birkaç tarih ve saat sunmak ve ardından her bir kişiye en iyi sonucu veren kişiyi sormaktır. Şanslıysanız, tarihlerden biri herkes için eşleşecektir. Olmazsa, aykırılıkçılara takvimlerini çoğunluğa uyacak şekilde ayarlayıp ayarlayamadıklarını sormaktan çekinmeyin.

Bir Yol programı oluşturun

Toplantının her bir bölümüne liderlik edecek kiminle birlikte hangi konuların tartışılacağına dair bir program yapılması çok önemlidir. Planlayıcıların doğru bir güzergah oluşturmak için üst düzey yöneticilerden tavsiye alması gerekebilir. İlk taslak tamamlandığında, onay için gruba sunulmalıdır.

Sunum İhtiyaçlarını Tartışın

Gruba fikir sunmanın birçok farklı yolu vardır ve programlanan her konuşmacı kendi tercihine sahip olacaktır. PowerPoint işlevselliği, internet erişimi ve beyaz tahtalar, ayarlamanız gereken bileşenlerden sadece birkaçı. Bu detayları istemekte proaktif olun ve toplantıdan birkaç gün önce onaylamak için takip edin.

Tarifeli Catering

Küçük toplantılar için yemek sipariş etmenin anahtarı menüyü işlevsel tutmaktır. İkram hizmetinin işletmedeki herhangi bir yönüyle karışmasını istemiyorsanız, mümkünse aşırı resmi yemeklerden kaçının. Oturup öğle yemeği istenirse, katılımcıların toplantıya en kısa sürede geri dönebilmeleri için yemeğin bitişiğindeki odayı ayırtmaya çalışın.

Son Detayları Gönder

Etkinlikten yaklaşık yedi gün önce her bir katılımcıya seyahat programının ve ayrıntılarının son bir kopyasını göndermek istiyorsunuz. Bu, o gün için sipariş edilen her şeyi içermelidir. Ayrıca yol tarifleri, park bilgileri, oda numaraları ve acil durum kontaklarını da içerir. Yöneticilerle çalışıyorsanız, yönetici asistanlarını da e-postaya kopyalayın.

Toplantı Günü

Toplantı planlayıcısı olarak, etkinliğin başarıyla başlatıldığından emin olmak sizin işinizdir. Tabii ki, odayı incelemek ve catering ve A / V koordinatörleri ile tanışmak için tesise erken varacaksınız. Konuma bağlı olarak, herkesin odaya girmesini sağlayacak şekilde tabela göndermek de isteyebilirsiniz.

Ve orada başarılı bir küçük toplantı planlamak için sekiz nispeten basit adım var.

Her adımı uygulamak, açıkça tarafınızdan zaman ve titizlik gösterecektir, ancak planlarınızı katılımcılara iletmek savaşın yarısıdır. Toplantıdan ne bekleyeceğini bilen insanlar ne kadar çok bilirlerse, iş için o kadar hazırlıklı olurlar.


Yazarın Video: Bütçe yapmak işletmeler için neden önemlidir?

İlgili Makaleler:

✔ - Öğrencilere Kiralamanın Artıları ve Eksileri

✔ - Perakendede Aynı Mağaza Satış Rakamları Nasıl Kullanılır?

✔ - Bir İnşaat Müdürü Ne Yapar?


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!