Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Muhasebe Yazılımı Satın Almadan Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler

Şirketinizin küçük işletme muhasebe yazılımından neye ihtiyacı var?


Muhasebe yazılımı, küçük işletmeler için gelirleri, giderleri, müşteri bilgilerini ve diğer finansal verileri takip etmek için bir zorunluluktur. Ayrıca, çoğu muhasebe yazılımı programlarıyla birlikte gelen zamanında raporlar ve bütçe analizi araçları, işletme sahiplerine geri adım atma ve genel olarak şirket finansmanını anlama fırsatı tanıdığından, karar vermede harika bir araçtır. Ancak, programlar ve yazılım markaları denizi içerisinde, küçük işletmeniz için doğru muhasebe yazılımını nasıl seçersiniz?

Muhasebe Yazılımı Satın Almadan Önce Neler Dikkat Edilmeli?

Muhasebe yazılımı küçük işletmeniz için hayati önem taşıdığından, herhangi bir belirli finansal yönetim veya muhasebe yazılımı satın almadan önce biraz araştırma yaptığınızdan emin olmanız önemlidir. Şirketinizin gereksinimlerine yakından bakmak, ihtiyaç duyduğunuz günlük işlevsellik gereksinimlerini ölçmenize olanak tanır. Aşağıda muhasebe yazılımı satın almadan önce yapmanız ve aklınızda bulundurmanız gereken bazı şeyler bulunmaktadır.

İhtiyaç Analizi Yapın

Belirli bir muhasebe programına karar vermeden önce, programın yapması gereken özellikleri, fonksiyonları ve raporları değerlendirmek için bir ihtiyaç analizi yapmalısınız. İşletmeniz için hangi muhasebe işlemlerinin önemli olduğunu düşünmek için zaman ayırın; böylelikle onları verimli bir şekilde idare edebilecek bir program seçebilirsiniz. İhtiyacınız olan kontrolleri oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız raporları veya üçüncü taraf uygulamalarla istediğiniz entegrasyonları listelemelisiniz. Bu ihtiyaç analizi, seçim sürecine başladığınız temel olacaktır.

Muhasebe Yazılımı İncelemelerini Okuyun

Ürünle ilgili diğer müşteri yorumlarını okumak, satın aldığınız ürün hakkında size daha iyi bir fikir verecektir. Amazon gibi birçok tüketici web sitesi, kullanım kolaylığı, raporlama, destek, işletim sistemi uyumluluğu ve fiyatı tartışan sayısız incelemeye sahiptir.

İhtiyaçlarınıza Uygun Olanı Bulun

Çoğu küçük işletme, QuickBooks gibi kullanıma hazır küçük işletme muhasebe yazılımlarını kullanabilir. Çoğu satıcı, raporlama özellikleri ve şablonları ayarlayarak, gereksinim duyduğunuz neredeyse tüm raporları kolayca oluşturabilmenizi sağlar. Ancak, sektörünüzün benzersiz muhasebe ve raporlama gereksinimlerini karşılamak için kar amacı gütmeyen muhasebe yazılımı, inşaat muhasebe yazılımı veya satış noktası muhasebe yazılımı gibi sektöre özgü bir yazılıma ihtiyacınız olduğunu görebilirsiniz.

Kullanım Kolaylığı düşünün

Siz veya personeliniz, satın aldığınız muhasebe yazılımını kullanmayı öğrenmek zorunda kalacaksınız. Yıllar boyunca personel cirosu oluşması muhtemeldir. Bu nedenle, yalnızca gereksinimlerinizi karşılayan değil, yazılımı nasıl kullanacağınız konusunda çalışanları eğitmek için harcayacağınız zaman ve kaynakları göz önünde bulundurarak öğrenmesi kolay bir muhasebe yazılım paketi seçmeyi de düşünmelisiniz. Ciro olduğunda çalışanlarınızı programınıza dahil etmek ve çalıştırmak için çok az kaynağınız varsa, QuickBooks veya Peachtree gibi basit, kullanımı kolay bir muhasebe yazılımı programı seçmek, küçük işletmeniz için uygun bir yol olabilir.

Piyasada daha iyi muhasebe yazılımı programları olmasına rağmen, eğer personeliniz onları doğru şekilde kullanmayı bilmiyorsa, küçük işletmeniz bu programların faydalarını görmeyecektir.

Destek Düşün

Ürünü kullanmanıza yardımcı olmak için ne tür bir destek almak istediğinize karar vermeniz gerekecektir. Çoğu satıcı, size sunulan tam bir yardım seçeneği sunar - e-posta, telefon ve çevrimiçi destek. Programı satın alırsanız bazı tedarikçiler ücretsiz destek sunarken, çoğu muhasebe yazılımı programına ek olarak satın alabileceğiniz teknik destek planlarını sunacaktır. Seçmiş olduğunuz yazılım satıcısından müşteri desteğiyle edindiği diğer kullanıcıların yaşadığı forumları okumalısınız, çünkü hepsi eşit yaratılmamıştır.

Bazı muhasebe yazılımı satıcıları yeterli destek sağlarken, diğerleri desteklememektedir.

Ölçeklenebilirliği düşünün

İşinizin kısa vadeden orta vadeye kadar ne kadar büyümesini bekliyorsunuz? İşletmenizin büyümesiyle ilgili öngörülerinizi yaptıktan sonra, muhasebe yazılımı programınızın bu büyümeyi karşılamak için ne kadar ölçeklendirilmesi gerektiğini görmek isteyeceksiniz. Dizüstü bilgisayarlarda, masaüstlerinde veya mobil cihazlarda da çalışmak için muhasebe yazılımlarına mı ihtiyacınız var? Bir ağ üzerinde çalışabilen muhasebe yazılımına mı ihtiyacınız var? Muhasebe yazılımınıza ek kullanıcılar eklemek ne kadar pahalı? Bu soruları dikkate almak isteyeceksiniz ve küçük işletmeniz bir ağ üzerinde çalışacaksa, seçtiğiniz muhasebe yazılımının donanımınızla uyumlu olduğundan emin olmak için bir BT uzmanıyla iletişim kurmak iyi bir fikirdir.

Bir BT uzmanı, donanım / yazılım özelliklerine uyduğunuzdan ve işinizin operasyonlarını iyileştirecek başka ağ önerileri de sunabildiğinizden emin olmalıdır.

Doküman Yönetimine İhtiyacınız Var mı?

Bazı küçük işletmeler kağıtsız bir ortamda çalışmak isterken, diğerleri eski moda olmaktan daha rahattır. Hangi işlemi seçerseniz seçin, yazılımın gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde tasarlandığından emin olmalısınız. Örneğin, kağıtsız bir ofis istiyorsanız, muhasebe yazılımınızın doküman yönetimi özelliklerini kontrol etmeniz gerekir. Alternatif olarak, bir 3. taraf belge yönetim aracı satın alabilir ve işinizin iş akışı süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olmak için belge yönetim sisteminizle bütünleşen muhasebe yazılımı programları olup olmadığına bakabilirsiniz.

İş Akışı Yönetimi'ni Kullanabilir misiniz?

Kağıtsız bir ofis ortamında çalışmayı tercih ederseniz, yerleşik iş akışı süreçlerine sahip olan veya iş süreçlerinizi karşılamak için oluşturmanıza izin veren bir muhasebe yazılımı seçmeniz gerekir. Muayene ve onay için ofisinizde dolaşan fiziksel olarak kağıt kopyalara sahip olmayacağınız için, zaman çizelgesi, satıcı veya onay kontrolü gibi basit ve karmaşık görevler için onaylama süreçleri tasarlama yeteneğine sahip olmanız gerekir.

Veri Güvenliği İhtiyaçlarını Düşünün

Muhasebe veri güvenliği her zaman önemlidir, çünkü kişisel bilgilerinizin, çalışanınızın kişisel bilgilerinin ve müşterinizin bilgilerinin korunduğundan emin olmak istersiniz. Bununla birlikte, HIPPA gibi ek uyumluluk gerekliliklerine sahip olduğunuz sağlık hizmetleri gibi sektörlerde de faaliyet gösterebilirsiniz. Bu ihlallere yönelik cezalar işinizi mahvedebilir ve bazı durumlarda 500.000 dolara ulaşabilir. Gereken güvenlik seviyesi ne olursa olsun, tasarımların muhasebe yazılım programınıza dahil edildiğinden veya bu güvenlik gereksinimlerini karşılamak için gerekli güvenlik özelliklerini bir BT planına yerleştirebildiğinizden emin olmak isteyeceksiniz.


Yazarın Video: MİKRO YAZILIM ÖN MUHASEBE DERS 1 - MİKRO YAZILIM STOK KARTI DERS 1

İlgili Makaleler:

✔ - ABD’de Güncel Hurda Metal Fiyatları Alın

✔ - Dikkate Alınacak İşletme Finansmanı Alternatifleri

✔ - Yatırımcıların Finansal Tablolarda Görmek İstedikleri Ne


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!