Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Borç Hesaplarını Optimize Etme Stratejileri


Birçok işletme için, borçlu hesaplar departmanı, bir şeyler ters gitmediği sürece çok fazla ilgi görmez. Ancak, iyi işletilen borçlar departmanından kazanılacak çok şey var. Tersine, sadece topallayan birinden gelebilecek birçok sorun var. Bu departman genellikle bir işletmenin nakit akışı üzerinde çok büyük bir etkiye sahiptir ve tedarikçilerle yapılan ödeme anlaşmalarından yararlanarak kazanılabilecek veya kaybedilebilecek fırsatlar vardır.

Borçlu bir hesap, iyi işlenmiş birimler için, bir işletme için en fazla nakit elde etmenin diğer giderler ve yatırımlar için mevcut en iyi yolunu belirlemenin yanı sıra, toplu indirimlerden ve erken ödeme indirimlerinden yararlanabilmelidir. Bu departman aynı zamanda tedarikçilerin anlaşma ve sözleşmelere dayanarak yükümlülüklerini yerine getirmelerini sağlamalıdır; böylece hacim veya kalite standartları karşılanmazsa, sorunlar çözülür ve uygun düzeltici eylemler gerçekleştirilir.

Ortak Borçlar Hesapları

Maliyetleri düşürmek ve para kazanmak için çok sayıda fırsat olmasına rağmen, işletmelerin bu hedeflere ulaşmaya çalışırken karşılaştıkları bir takım engeller de var. Canon'un 2014 Borç Hesapları Optimizasyon Çalışması, kağıt işlemenin çoğu kuruluş için en büyük sorun kaynaklarından biri olduğunu ve kağıt faturalamanın en büyük sorun olması ile ilgilendiği zaman olduğunu ortaya çıkardı. Diğer önemli endişe kaynakları şunlardı:

  • Ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak
  • Fatura onay sürecini kolaylaştırmak
  • Tedarikçilerle en iyi ödeme koşullarını almak ve her iki tarafta da yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak
  • Çeşitli tedarikçi muhasebe ve faturalandırma sistemleri ile ilgilenmek
  • Veri ve işlem güvenliğinin kaydedilmesi ve doğrulanması

Listelenen sorunların birçoğu, kağıt faturalandırmaya güvenerek daha da kötüleşiyor veya yaratılıyor. Kayıp evraklar, çoğu kuruluşta sık rastlanan bir sorundur ve gecikmiş veya eksik ödemelere yol açmaktadır. Ayrıca, bazı işletmeler evraklarını dijitalleştirmekle ilgilenirken, tedarikçilerin çoğu hala kağıt faturalarını postalamakta veya faksla gönderiyor.

Küçük işletmelerin çoğu, kendilerine ait borçlu evraklarını tutar ve bu işlemlerin çoğu elle yapılır. Birkaç tedarikçi elektronik faturalandırmaya geçtiğinden, çoğu kuruluş el ile veri girmek ve dokümantasyonun dijital kopyalarını oluşturmak için büyük miktarda insan gücü harcıyor.

Kağıt dokümantasyon kullanımı, kopyaların yapılması ve gözden geçirilmek üzere uygun yönetim üyelerine teslim edilmesi gerektiğinden fatura onay sürecini sıklıkla yavaşlatır. Evrak işlerine kolayca erişilemiyorsa veya dijital bir biçimde mevcut değilse, verileri analiz etmek ve en iyi ödeme anlaşmalarının yapıldığından ve yükümlülüklerin yerine getirildiğinden emin olmak çok zordur. İşletmeler, gerektiğinde ödeme yapamıyorlarsa, zamanında ve erken ödeme indirim anlaşmaları kolayca kaybedilir, bu nedenle evrak işleriyle ilgili sorunlar maliyetli olabilir.

İyileştirmeler ve Optimizasyon

Borç departmanlarının uygun şekilde çalıştırılması ile ilgili bir takım sorunların aynı kök nedenlerden kaynaklanmasından dolayı, kuruluşların aynı anda birçok kaygıya cevap verebilecekleri bazı düzeltmeler de vardır. İşletmelerin borçlu departman işlemlerini hesaplarını düzenleyebilmelerinin en etkili yollarından üçü şunlardır:

  • Evrak işlerini dijitalleştirmek için nesne karakter tanımayı kullanın
  • Tedarikçiler tarafından erişilebilen çevrimiçi portallardan yararlanın
  • Yönetim iş akışları oluşturun

OCR

Birçok şirket rutin olarak evrak işlerinin dijital kopyalarını oluşturmak için tarayıcılardan yararlanırken, bu genellikle yalnızca bilgisayara kaydedilmiş bir belgenin görüntüsünün oluşturulmasını içerir. Bu, bilgilerin hala bir veritabanına manuel olarak girilmesi gerektiği anlamına gelir, bu nedenle kayıtların kaybedilmesi daha az sorun olsa da, yine de zaman alır.

Nesne karakteri tanıma veya OCR, bir belgeyi taramayı ve veri almayı içerir. Bu veri otomatik olarak bir veritabanına veya elektronik tabloya eklenebilir. OCR işlemi, el ile veri girişi hatası sorununu azaltmaya yardımcı olur ve evraklar alınır alınmaz bilgilerin girilmesini sağlar. OCR, bir çalışanın görüntü dosyası oluşturmak için belgeyi taramasıyla aynı zaman alır ve genellikle herhangi bir ek adım gerektirmez. Gartner'e göre, bir çalışanın doğrudan dahil olmak zorunda kalmadan faturalarının yüzde 80'ini veya daha fazlasını gönderebilen kuruluşlar var.

Tedarikçi Portalları

Fatura ve verileri merkezi bir sisteme girme sürecini kolaylaştırmak, işletmelerin bir işletmenin ve tedarikçilerinin siparişleri takip etmesini, faturalara bakmasını ve ödemelerin ne zaman yapıldığını görmesini sağlayan bir çevrimiçi portal oluşturmasını veya bu avantajlardan yararlanmasını sağlayabilir. Bu verileri bir kuruluştaki bazı kişilere sunmak, ödenecek hesapların uygun bir şekilde gözetim altında tutulmasını sağlamaya yardımcı olabilir ve faturaları onaylamak için gereken süreyi hızlandırabilir. Tedarikçilerin portala erişmesine izin vermek, bu işletmelerin fatura göndermesini ve ödemeleri izlemesinin yanı sıra, alınan sarf malzemesi veya faturalama sorunlarıyla ilgili sorunların farkında olmalarını sağlar.

İş Akışları ve Süreçleri Oluşturun

Ancak bir kuruluş veri yönetimi çabalarını yerine getirmeye karar verirken, hesap ve ödemeleri yönetmek için belirlenmiş bir süreç olması önemlidir. Bu, işletmelerin operasyonların çalışmasını sağlamalarını ve hantal olmaları veya hata veya gecikmelere yol açmaları halinde alternatifler bulmalarını sağlar. Deloitte'a göre, bu işlemler bir ödeme alırken borçlu departmanların ne yaptığını, verilerin nasıl girildiğini ve paylaşıldığını ve faturaların onaylanması için sürecin ne olduğunu ayrıntılı olarak anlatmalıdır.

Farklı türden tedarikçilere ödeme yapmanın en iyi yollarını belirlemek için de kılavuzlar olmalıdır.

Pek çok tedarikçi 30 veya 90 gün içinde ödeme için indirim sunarken, bir kuruluşun nakit akışını engellerse indirime değmeyebilir. Hem şirketin hem de tedarikçilerin bir sözleşmenin veya sözleşmenin reçetelerine uyduğunu doğrulamanın bir yolu olması da önemlidir. Bu sorunların üstesinden gelmek için iş akışları oluşturmak kuruluşların doğru seçimleri yapmalarına yardımcı olabilir.

Tedarikçiler zamanında teslimat yapmıyorsa, yeterli miktarda veya uygun miktarda stokta, şirketler bu konular çözülene kadar fatura ödemek istemeyebilir. Bir iş akışı, bu sorunlar ortaya çıktığında ne yapılması gerektiğini belirlemede kritik öneme sahip olabilir. Ek olarak, tedarikçilere yapılan ödemelerin, indirim kaybını veya geç ödemeler için ceza kesilmesini önlemek için zamanında yapılması gerekir. Her tedarikçi sözleşmesi, işler değiştikçe belgelendirilmeli ve güncellenmelidir ve işlemler her bir hesabın uygun şekilde kullanılmasını sağlamalıdır.

İş akışları oluşturmak bir şirkete de yardımcı olabilir:

Dış Kaynak

Kayıtları sayısallaştırmak, OCR'yi uygulamak ve tedarikçilerin erişebileceği bir portal kullanmak, küçük işletmeler için gerekli olan bir şey olmayabilir, ancak kuruluşlar, maliyetin bir işletmenin bunlardan yararlanmasını engelleyeceğini varsaymamalıdır. Elektronik sistemlerin kurulmasının ve sürdürülmesinin maliyeti birçok küçük ve orta ölçekli kuruluş için yasaklayıcı olsa da, bunu şirket içinde yapmak genellikle gerekli değildir. Kuruluşların bu görevleri dış kaynak olarak kullanabilecekleri çeşitli üçüncü taraf sağlayıcılar vardır.

Kuruluşlar, bir OCR sürecinin kurulmasından, bir şirketin tedarikçi sözleşmelerini analiz etmek için iş akışları yaratmasına yardım etmeye kadar her konuda dış kaynaklı yardım alabilir.

Kuruluşlar, çeşitli BT sistemlerini kendi başlarına uygulama maliyetlerini karşılayamazken, üçüncü taraflara sahip olmaları genellikle çok uygundur. İşletmelerin, bu sistemleri geliştirmek için potansiyel tasarruf ve nakit kazanma değerlerine karşı dış tarafların kullanım maliyetlerini karşılaştırması gerekecektir, ancak dış kaynak kullanımı, kuruluşların normalde çok pahalı olacak teknolojiden ve sistemlerden faydalanmalarını sağlar.

  • Her yeni sipariş için satınalma siparişleri oluşturulduğundan emin olun
  • Faturaların alınan ürünlerle eşleştiğini ve sözleşmeye bağlı anlaşmaları karşıladığını doğrulayın
  • Ödemelerin yapıldığından, zamanında yapıldığından ve kopyalanmadığından emin olmak için kayıtları kontrol edin
  • Ücretleri azaltmak için EFT'ler veya kredi kartları gibi fatura ödeme yöntemlerini belirleyin.


Yazarın Video: BÖLÜM 3 - Genel Finans ve Finans Matematiği: Portföy Optimizasyonu ve Markowitz Portföy Modeli

İlgili Makaleler:

✔ - Ev ve İş Vs. QuickBooks Basit Başlangıç

✔ - Satılan Pazarlama Malzemeleri

✔ - Profesyonel Bir Telefon Görüşmesini Bitirme


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!