Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Tatiller Ofisi Kapanış Adımları

Tatil için ayrılmadan önce ne yapmalı


Ofisinizi tatil için kapatmadan önce hazırlamak dikkatli bir hazırlık gerektirir. Doğru mesajlaşma, müşterilerinizin, tedarikçilerinizin ve çalışanlarınızın kapanmayı planlayabilmesini sağlayacaktır ve bu, aradan önce ve sonra çok fazla öfkeli şikayetle uğraşmak zorunda kalmayacağınız anlamına gelir. Bu kaygısız bir tatil ve iyi bir dinlenme için yapmalı.

Tatil için giden mesajların ayarlanmasından termostatların sıfırlanmasına kadar, tatilinizin daha pürüzsüz ve karlı olmasını sağlayacak adımların basit bir listesi.

  • 01

    Çalışanları, Müşterileri ve Satıcıları bilgilendirin

    jingle bells ile iş kapı kapalı işareti

    Şirketinizdeki paydaşlara vaktinden en az iki ila dört hafta önce bildirimde bulunduğunuzdan emin olun. Çalışanlara ofis içi takvim sistemleri, e-posta bildirimleri, ofis etrafındaki işaretler ve kayıtlar ve maaş çekleri ile bildirilebilir ve hatırlatılabilir. Ve bu takip hatırlatmaları unutmayın; Her mesaj ilk seferinde cevap vermiyor.

    Müşterileri web siteniz ve telefon sisteminizdeki otomatik operatör mesajı ile bilgilendirebilirsiniz.

    Satıcılar (özellikle tekrar eden teslimat programlarına sahip olanlar) e-posta, telefon veya normal posta yoluyla bildirilmelidir.

  • 02

    Güvenlik Görevlisine veya Hizmetlerine Haber Verin

    Güvenlik personelinize veya güvenlik servisinize yaklaşan kapanış tarihleriniz hakkında bilgi verin. Güvenlik sağlayıcılarınızın, siz ve kilit çalışanlarınız için telefon numaraları da dahil olmak üzere iletişim bilgilerini içeren güncellenmiş bir acil durum irtibat listesine sahip olduğundan emin olun. Bir iş yerindeyken, ofis iş için kapalı olsa bile kiminle temasa geçeceğini ve kapanma sırasında binada kimin bulunmasına izin verildiğini bilmeleri gerekir.

  • 03

    Otomatik Görevli Selamlamasını Değiştirme

    Kapanmadan bir veya iki hafta önce, telefonunuzda ofisin uzun süre kapalı kalacağını açıklayan otomatik bir karşılama selamı kaydedin. Ne zaman kapanacağınızı ve ne zaman tekrar açmayı planladığınızı ekleyin. Ayrılmadan hemen önce, ne zaman döneceğinizi ve uygun olduğunda arayanların yokluğunuzdaki sorguları kime yönlendirmesi gerektiğini vurgulayan ikinci bir otomatik karşılama mesajı kaydedin.

    Isıtma ve soğutma, su tesisatı veya diğer önemli müşteri hizmetleri gibi acil servisler sağlıyorsanız, acil durumlarda arayanlara telesekreterinize veya cep telefonunuza nasıl ulaşacaklarını bildirdiğinizden emin olun.

  • 04

    Cevaplama Servisinize Haber Verin

    Büronun kapanacağı tarihlerin yanıtlama servisine bildiriniz ve çağrı yapacak çalışanların telefon numaraları ile irtibat listenizi güncelleyiniz. Belirli durumlarda kiminle iletişim kuracaklarını bildiklerinden emin olun; Örneğin, bir teslimat sorunu durumunda üst düzey yöneticilerin uyarılmasını istemiyorsunuz.

  • 05

    Telesekreter selamlarını değiştirin

    Telefon sisteminiz çalışanların masalarından harici aramalar almasına izin veriyorsa, arayanlara kapanma hakkında temel bilgiler veren "tatil için kapalı" mesajını veya "iş dışında" sesli mesaj selamlamasını kaydetmelerini isteyin. Çalışanlar, arayanlara ofise ne zaman döneceklerini ve ofis kapalıyken acil yardıma ihtiyaç duymaları halinde ne yapmaları gerektiğini bildirmelidir. Çoğu durumda, çalışanların kişisel iletişim bilgilerini vermesini istemezsiniz.

  • 06

    Termostatları Azaltın, Ofis Ekipmanlarını Kapatın

    Kapatma sırasında ofis termostatlarınızı ayarlayarak ya da yeniden programlayarak enerji ve paradan tasarruf edin. Tahakkuk eden maliyet tasarrufuna şaşıracaksınız ve bu iyi bir PR fırsatı olabilir; şirketinizin kaynakları korumaya kararlı olduğunu gösterin.

    Ayrıca masa lambaları, fotokopi makineleri, yazıcılar ve bilgisayarlar dahil tüm gereksiz ofis ekipmanlarını kapatarak enerji ve para tasarrufu yapabilirsiniz.

  • 07

    Yedek Sunucular

    Bilgisayarlarınız ve sunucularınız varsa, kapatma işleminden önce ve sonra yedekleme döngüsünün düzgün çalıştığından emin olun. İşletmenin yeniden açılmasını beklemek yerine, şirket dışı yedeklemenizi erken bir alım için planlayarak bir felakete maruz kalma riskinizi azaltın. Bu, bir sorun durumunda kiminle iletişime geçeceğiniz konusunda açık talimatlar almak istediğiniz bir alandır, bu nedenle, yanıtlama servisinizin doğru bir şekilde bilgilendirildiğinden emin olun.

  • 08

    Kapatma

    Kapanmamanız gereken bazı ofis ekipmanları var:

    • Faks cihazları
    • Telefon sistemi
    • Sunucular ve yedekleme sistemleri
    • Soğutma üniteleri
    • Güvenlik sistemi


  • Yazarın Video: Eta Muhasebe Dersleri » Uygulamaları » Programa Giriş » ETA:SQL ve ETA:V.8-SQL

    İlgili Makaleler:

    ✔ - ABD Posta Paletlerinin Çalınması Geri Dönüşümcülere Tehdit Ediyor

    ✔ - Hangisi İlk Olarak Kuruluş, İşveren Kimliği?

    ✔ - Karı koca Ortaklığı için C Programının Tamamlanması


    Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!