Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Danışma Kurulu Toplantısı için Örnek İlk Toplantı Gündemi

Gündem Nasıl Oluşturulur, Düzenli Kalınır ve Daha Fazlası


Danışma Kurulunuzda görev yapacak kişileri bulduktan, davet mektupları gönderdikten ve kurul üyelerini seçtikten sonra, ilk Danışma Kurulu toplantısını planlamaya başlamanın zamanı geldi. Danışma Kurulunuzu doğru işe almanın anahtarı, devam etmek istediğiniz gibi başlamaktır.

Bir Danışma Kuruluna sahip olmaktan ne kazanmayı umduğunuzu ve Danışma Kurulu üyelerinizin işletme, yönetim, pazarlama, muhasebe gibi çeşitli yönlerden sağlayabilecekleri tavsiye ve uzmanlığı dört gözle beklediniz. personel, müşteri hizmetleri, teknoloji vb.

Dolayısıyla, bu ilk toplantıda Danışma Kurulu üyelerinizin katkıda bulunmasına izin verdiğinizden emin olmak istersiniz.

Bir Problem veya Tartışma Konusu Etrafındaki İlk Toplantı Gündemi Planlayın

Bu nedenle, ilk toplantınızın, tüm Danışma Kurulu toplantılarınız gibi, bir soru veya sorun etrafında planlanması gerekir. Sorunu bir hedef olarak belirtmenin en kolay yolunu bulabilirsiniz. Örneğin, "Gelecek çeyrek dönemde satışlarımızı% 25 artırmak istiyoruz. Bunu nasıl yapabiliriz?" Veya tartışma konusunu daha genel olarak belirtebilirsiniz: "İşletme maliyetlerimizi nasıl azaltabiliriz?" veya "Verimliliği nasıl artırabiliriz veya müşteri hizmetini nasıl iyileştirebiliriz?"

İlgili Arka Plan Malzemelerini Toplayın

Tartışma konusuna karar verdikten sonra, Danışma Kurulu üyelerinizin ihtiyaç duyacağı malzemeleri toplama zamanı.

Bu ilk Danışma Kurulu toplantısı olduğundan, bir iş planı ve tartışma konusunun arka planını gösteren çizelgeler, grafikler ve bilgi tabloları gibi tartışma konusuyla ilgili diğer belgeleri eklemelisiniz.

Mümkünse, bu belgelerin bir kopyasını iki hafta önceden tüm Danışma Kurulu üyelerine ve gündemin bir kopyasını göndermelisiniz.

Toplantı Gündemi Oluşturun

Aşağıda, ilk Danışma Kurulu toplantınız için kullanmak isteyebileceğiniz ilk toplantı gündeminin bir örneği (toplantıyı verimli bir şekilde yürütmek için yorumlarla birlikte) verilmiştir.

Her gündem maddesinin zamanlanmış olduğuna dikkat edin; toplantınıza zaman çizelgesi oluşturmak ve ona bağlı kalmak, toplantınızın tıkanmamasını ve konuyla ilgili tartışmaları teşvik etmemesini sağlar.

Toplantı Tutanaklarını Kaydetmek İçin Düzenlemeler Yapın

Ayrıca toplantı tutanağını kaydetmek için bazı düzenlemeler yapmak isteyeceksiniz. Bunu kendin yapmaya çalışma; dinleyerek ve katkıda bulunarak tam olarak katılabilmeniz gerekir. Sekreterliğe katılabilecek ve hizmet edebilecek birisine sahip değilseniz, toplantıyı kaydetmek için Danışma Kurulu üyelerinizden izin isteyin.

Yenilemeleri Kullanılabilir Yap

Serinletici içeceklerin mevcut olması iyi bir fikirdir. Kahve, çay, su, meyve suları ve meyve veya kek gibi sağlıklı atıştırmalıklar hoş bir dokunuştur ve toplantılara her zaman hoşgeldiniz. İlk toplantınızdan sonra, katılımcıların içecek ve atıştırmalık tercihlerini hissedeceksiniz ve bir sonraki toplantı için buna göre plan yapabilirsiniz.

Rahatlayın!

Her şeyden önce, sunumunuz için endişelenmeyin. Multimedya sunum efektleri olan birini etkilemek için değil, şirketiniz için vizyonunuzu ve umutlarınızı paylaşmak ve tavsiye almak için oradasınız.

Uzun vadeli hedefiniz Danışma Kurulu üyelerinizle güvene dayalı bir iş ilişkisi oluşturmaktır; bu nedenle Danışma Kurulu üyelerinin duyulduğunu ve şirketinizin yönetimine katkıda bulunduğunu hissetmekten kaçınmasına odaklanın - ve Kurulun bir sonraki toplantısını dört gözle bekliyoruz.

Örnek Gündem

Aşağıdaki örnek danışma kurulu toplantı gündemi, toplantı sürecinde size rehberlik edecek notlar içeren önerilen faaliyetleri içermektedir. Bu gündemi yazdırın ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın. Metni seçip kopyala / yapıştır kullanarak doğrudan bir Word, Excel veya benzer bir ofis belgesine kopyalayabilirsiniz.

[Şirket adın]

Gündem

[Tarih]

[Yer]

Başlangıç ​​/ Bitiş Saati

Aktivite

10:00 - 10:05Tanıtımları
(Danışma Kurulu üyelerinizin görüşmediğini varsayarsak, uzmanlıklarının kısa bir özetini vererek, kendinizi ve tüm Kurul üyelerini tanıtın.)
10:05 - 10:10Neden Danışma Kurulu?
(Danışma Kurulunun nasıl çalıştığını ve Danışma Kurulunun şirketinize yapabileceğini umduğunuz katkıların kısa bir beyanı. Kurulun ne kadar sıklıkla toplanacağı gibi ayrıntıları da ekleyin.)
10:10 - 10:20Sorular
(Eğer varsa. Eğer yoksa, Yönetim Kurulu üyelerinize Danışma Kurulunun nasıl çalıştığını ve nasıl katkıda bulunmayı umduklarını sorun.)
Tartışma Konusu: [Buraya Soru / Sorun Beyanınızı Ekleyin]
10:20 - 10:25Tartışma Konusunun Sunumu
(Konunun tarihçesi ve şu anda şirketi nasıl etkilediğinin ana hatları; bu noktada görüşlerinizi / çözümlerinizi vermekten kaçının.)
10:25 - 11:35Tartışma
(Fikirlerin bu aşamada akmasını sağlamak istiyorsunuz; bu noktada fikirleri reddetmeyin veya reddetmeyin. Fikirlerinize / görüşlerinize de katkıda bulunun.)
11:35 - 11:50Teklif / Çözünürlükler
(Grubun duyduğu fikirleri değerlendirmek ve en iyi "çözümleri" seçmek.)
11:50 - 11:55özet
(Grubun konusunu, tartışmasını ve sonuçlarını özetleyin ve onlara ne yapmayı planladığınızı söyleyin.)
11:55erteleme

[Bir Sonraki Toplantının Tarihi]

Bu zaman çizelgesini kullanırsanız, Danışma Kurulu üyelerinizi iyi bir öğle yemeğine çıkarmak için iyi bir zamandır (özellikle toplantı sırasında atıştırmalıklar servis edilmemişse). Toplantının bittiğini ve öğle yemeğinin öncelikle sosyal bir fırsat olması gerektiğini unutmayın!

Toplantıları Kısa Tutun

Asla iki saatten uzun süren bir Danışma Kurulu toplantısı yapmamalısınız. İki saat, çoğu insanın elindeki göreve bölünmemiş dikkatini vermesi için yeterince uzun.

Tartışma Konusunun Bir Tekrarı ile Gelecek Toplantılarına Başlayın

Gelecekteki toplantılarda, son toplantıda tartışılan konu hakkında yaptıklarınız hakkında bir inceleme yaparak başlamalı ve Danışma Kurulu üyelerinizin şirketinizin eylemleriyle ilgili yorumlarını davet etmelisiniz.

“Tanışma ve selamlaşma” yolun dışında olduğu için, Danışma Kurulunuzun gelecekteki toplantılarında iki tartışma konusu olmak isteyebilirsiniz. İki saatlik formata rahatça uyacaklarını düşünüyorsanız, üçünüz bile olabilir. Ama asla üçten fazla olmamalısın.


Yazarın Video: Üstün Dökmen: "Çocuklarınıza 'ders çalış' demeyin"

İlgili Makaleler:

✔ - CRM Tanımı (Müşteri İlişkileri Yönetimi)

✔ - En İyi İş Trendleri - Bulut, Sosyal Medya, Yeşillendirme

✔ - Küçük İşletmelerinizde Motive Olmanın 6 Yolu


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!