Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Etkinlik Planlarken Kaçınılması Gereken Hatalar


Hatalar iş dünyasında ve kişisel yaşamımızda düzenli olarak yapılır. Bu şekilde büyüyor ve öğreniyoruz. Ancak bazı hatalar maliyetlidir. Bu çok yaygın olan beş olay planlama hatalarını önlemek için gerekli adımları izleyin ve - bir hata yaparsanız - aynı hatayı ikinci kez yapmadığınızdan emin olun.

Erken Yeterince Başlamamak

Erteleme senin düşmanın. Bu, önlemek istediğiniz en yaygın etkinlik planlama hatalarından biridir. Etkinlik planlama sürecini erken başlatmamak, bir dizi soruna yol açabilir. Bir tarih seçildikten sonra etkinliğinizin ve bütçenizin genel kapsamına sahip olursanız işe başlarsınız. Otellerin ve diğer mekanların önceden rezervasyon yaptırması o kadar güvenli ki mümkün olan en kısa sürede. Bunu yapmamak, mekan tercihlerinizi sınırlandıracak ve maalesef mevcut olan alanla kalacaksınız.

Konuk konuşmacılar ve canlı eğlence de rezervasyonları gerçek etkinlik tarihinden çok daha önce alır. Etkinlik tarihiniz güvence altına alındıktan sonra, araştırmanızı yapın ve tercih ettiğiniz uygulayıcıya karar verdiğinizde derhal bir sözleşme imzalayın.

Kendinizi bir etkinlik planlama kontrol listesiyle düzenlemek, derhal ele alınması gereken başka bir görevdir. Etkinlik planlama sürecindeki tüm adımları belirleyerek, ne zaman tamamlamaları gerektiğini belirleyerek ve her biri için bir zaman çizelgesi geliştirerek, başlamanıza ve sizi takip etmenize yardımcı olacak değerli bir rehberiniz olacaktır. Çok geç başlamak, en yaygın etkinlik planlama hatalarından biridir.

Olayları Rekabet Etmek İçin Kontrol Etme

Etkinliğinizi yalnızca öğrenmek için planladınız mı - planlama süreci başladıktan ve etkinlik tarihi belirlendikten sonra - aynı gün başka bir rekabet olayı yaşandı mı? Sadece bir etkinlik kalabalığı çekecek, bu yüzden şansınızı kaçırmayın ve davet edilenlerin etkinliğinizi seçmesi için parmaklarınızı çarpmayın. Durumdan tamamen kaçının.

Durum tespiti yapın ve çok geç olmadan olay çatışmalarını kontrol edin. Endüstri toplantıları (hem küçük hem de büyük), tatillere yakınlık, büyük spor etkinlikleri ve etkinliğe gidenler için hasara yol açabilecek yerel toplantılar için programlara bakın. Etkinliğiniz için bir tarih kararlaştırdıktan sonra, kelimeyi konuklarınıza anlatın. “Tarihi Kaydet” bildirimleri ve “Yaklaşan Etkinlikler” listeleri ilgilenen kişilere etkinliğinizi takvimlerinde işaretleme fırsatı verir.

Satıcıları Onaylamıyor

İmzalı bir satıcı sözleşmesi yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir ve size tedarikçiyi verdikleri hizmetlerden sorumlu tutmak için yazılı olarak bir şey verir. Ancak, satıcının gösterilmemesi olduğunu fark ettiğinizde, olay anında sizin için hiçbir şey yapmaz. Elimizdeki bu etkinlik sözleşmesi aç konuklarınıza yemek servisi yapmaz veya boş bir balo salonuna masa ve sandalyeler teslim eder. Her satıcıyla bir kez değil, iki kez onaylayın. Evet, iki defa. Her ikisi de şartları kabul ettiğinizde imzalanan sözleşmenizin alındığını onaylayın.

Etkinliğin kendisinden önce bir kez daha onaylayın. Bu, yiyecek dağıtımı ya da dekoru ile ilgili detaylar hakkında konuşacağınız konuşma değil; Bu, etkinliğinizin hala takviminde olduğundan emin olmak için özel olarak yapılmış bir takiptir.

Etkinlik satıcıları birden fazla etkinlik rezervasyonu yapar ve evraklarınızın karışıklıkta kaybolması veya şirketteki bir başkası tarafından yanlış doldurulması çok kolaydır. Bu yüzden, check-in yapmak ve etkinliğinizin ve verilecek tarih, saat ve hizmetlerle ilgili özelliklerin gerçekte programlarında olduğunu onaylamak için geri dönerek bunun olmadığından emin olun. Ve bu satıcı sözleşmesini hazır bulundurun.

“B Planı” Olmamak

Acil durum planına sahip olmak, her türlü olay için, özellikle de açık havada yapılması planlanan etkinlikler için bir zorunluluktur. Hava koşulları tahmin edilemez ve bir kasırga, şiddetli rüzgar danışmanlığı veya ucube fırtınası etkinliğinizin iptal edilmesi tehdidinde bulunuyorsa, bir yedekleme planı yapın. Dış mekan etkinliğinizin veya bir kısmının - içeriye taşınması gerekiyorsa yağmur tarihleri, alternatif etkinlik mekanları ve değiştirilmiş etkinlik programları tüm seçeneklerdir.

Hava belirsizlikleri için hazırlıklara ek olarak, diğer olağan dışı durumlar da önceden ele alınabilir. Elektrik kesintileri, sahada bir jeneratör bulundurularak azaltılabilir. Taşma park yeri önceden belirlenmiş başka bir yere taşınabilir. Otel odasının müsait olmasıyla ilgili sorunlar, otel bloğunuzda rezerve edilen birkaç ilave oda tutularak çözülebilir. Etkinliğinizin özelliklerini düşünün ve ortaya çıkan sorunlara daha duyarlı olan alanları düşünün. Önceden planlama yaparak ve alternatif senaryolar geliştirerek, en masraflı etkinlik planlama hatalarından birini önleyebilirsiniz.

Yeterli Yardım Alınmıyor

Olay personeli işe gelince, daha fazla iyidir. Size daha fazla paraya mal olacak ancak etkinliğinizden tasarruf edebilir. Bunu hayal edin: Park görevlileri çılgınca ayaklarını tutmaya çalışırken, otoparka girmeyi bekleyen bir araba yedeklemesi. Bir sunucu talepte yetişmek için mücadele ederken, bir içki siparişi vermeyi bekleyen bir hayal kırıklığına uğramış misafir hattı. Etkinlik kayıt çalışanları yeni gelen çok sayıda misafir tarafından boğulmuş ve yorgun gezginleri check-in yapmak için çok uzun süre bekletmişlerdir. Yoğun zamanlarda yardımcı olmak için ilave etkinlik personelinin hazır bulunması, ihtiyaç duyulan alanlara ek hizmet sağlama, ortaya çıkan sorunları çözme veya sorularla gelen misafirlerin karşılamalarına yardımcı olmak, etkinliğinizin iyi bir etkinlikten muhteşem bir etkinliğe yükselmesine neden olabilir.

Etkinlik personelini işe alırken, planladığınız etkinlik türünde çalışma deneyimi olan çalışanları arayın. Sadece profesyonel, çok çalışan personel işe alın. Onları etkinliğinizin konusu, katılacak konuklar, beklentileriniz ve temas noktalarının kim olduğu hakkında bir sorun ya da sorun yaşamaları konusunda eğitin. Etkinlik personeli - bir dış satıcı tarafından sağlansalar bile - sizi ve etkinlik planlama işinizi temsil eder. Etkinlik personeli ile yapılan olumsuz bir karşılaşma hem misafirin hem de müşterinin anısına yaşayacak ve en iyi planlanmış etkinlikleri bile ekleyebilir.


Yazarın Video: KARİYER HARİTAM - Özgeçmişte Yapılan Hatalar 1

İlgili Makaleler:

✔ - Tüm Perakendecilerin Temel Ürünler Hakkında Bilmeleri Gerekenler

✔ - 2019 İçin En İyi 8 Perakende Yönetim Kitabı

✔ - 9 Yolları Online Perakendeciler Daha Fazla Para Harcama Sağlıyor


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!