Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Bir İşletme Gider Raporu Nasıl Yazılır?


Küçük bir işletmeye sahipseniz, er ya da geç, girişiminizi sıfırdan kurarken şirketinizin günlük giderlerini takip etmeniz gerekecektir.

İlk başladığınızda gereksiz görünebilir, çünkü küçük sermaye harcamalarınız önemsiz görünebilir ve işiniz üzerinde çok az etkisi olabilir. Ancak, bir işletme harcaması raporunu düzenli aralıklarla tutmaya ne kadar erken başlarsanız, vergi mevsiminde ve işletme sermayenizin düşük olduğu zamanlarda daha az iş yapmanız gerekir.

İşletme Gider Raporu Nedir?

İsmin herhangi bir belirtisi varsa, işletme gideri raporları, şirketinizi yönetirken harcadığınız her kurumu izler gibi görünür, ancak bu bir dereceye kadar doğruyken, tam olarak ne oldukları değil. Gider raporları, esasen, bir çalışanın veya işletme sahibinin, daha önce verilen bir harcı kullanmak yerine, kendi cebinden satın aldığı, seyahat, yemek, konaklama, eğitim, tesadüfler ve eğlenceye harcanan tüm paraları ifade eder.

Form veya rapor düzenli olarak doldurulur (genellikle aylık veya üç aylık), daha sonra şirket muhasebecisine, borçlu departman hesaplarına veya sahibine sunulur. Giderler, satın alma ve şirket onayına ilişkin makbuz ile haklı gösterildikten sonra, raporu veren kişiye, yapılan harcamaların geri ödemesi için bir çek gönderilir.

Bir İşletme Gider Raporu Kullanmanız Gereken Nedenler

Gider raporları sıkıcı bir iş olabilir, ancak sonuçta finansal bir ihtilaf veya denetim durumunda şirketin çıkarlarına hizmet eder. Bu raporları düzenli olarak doldurarak, şirketinizin moralini ve iyi niyetini korumanın yanı sıra, işinizi finansal olarak güvende tutmak için gereken harcamalar için sizin ve çalışanlarınızın bütçesini uygun şekilde bütçelendiğinden emin olabilirsiniz.

Hiçbir çalışan (veya işletme sahibi), hiçbir zaman maaş almak için kiralandıkları işi yapmak için kişisel fonlarını kullanmak istemez. Bu nedenle, bir gider raporunu tutmak ve dosyalamak, bu tür masrafların şirket yerine işçi veya mal sahibi tarafından üstlenilmesine izin vermekten daha iyi bir finansal durumda yer alan tüm tarafları bırakır.

Eğer bir solopreneursanız ya da bir mikro işletmeyi yönetiyorsanız, gider raporları aptalca görünebilir, ancak yine de, Apple veya Disney gibi bir şirkette çalışanlar için olduğu kadar şirketiniz için de önemlidir. Küçük işletmenizin mesleki faaliyetlerine katılmak için fonlarınızı harcadığınız yeri izlemek, işletmenizin mali kontrolünün bir parçasıdır ve şirketinizin yıl boyunca ne kadar para harcadığını tam olarak hesaba katmak için vergi verirken kullanılmalıdır.

İşletmeniz İçin Uygun Gider Raporu Nasıl Hazırlanır?

Bireysel endüstriler, küçük işletmenizin harcama raporu formlarının, şirketinizin iş yapması için hangi standart maliyetlere dayanarak içermesi gerektiğini belirleyebilir. Örneğin, çalışanlarınızın bir kısmı satışta ise ve zaman zaman potansiyel ve yerleşik müşterileri öğle veya akşam yemeğine çıkarmaları bekleniyorsa, işletmenizin gider rapor formu satış ekibi üyelerine yiyecek için bir makbuz gönderme fırsatını yansıtmalıdır. ve eğlence ve giderin ayrıntılarını kolayca ayırt etmek, böylece müşteriyi yemek ve yemek için harcadığınız miktar için geri ödenebilir.

Bu nedenle, yemekler için bir giriş veya kod şirketinizin gider raporu formunda standart olmalıdır.

Küçük işletmenizin harcama raporlarını ihtiyaçlarınız için etkili bir şekilde düzenlemenin bir başka örneği, eğitim veya konferans ücretlerine adanmış bir kod veya girişe izin vermektir. Günümüzde pek çok sektörde, rekabet gücünün devam etmesi için yeni teknolojiler üzerinde kalmak, düşünce kuruluşu beyin fırtınası oturumları veya sertifikasyon yenilemeleri yapmak gerekmektedir. Şirketiniz düzenli olarak yıllık bütçedeki bu tür etkinlikleri ve atölyeleri hesaba katmazsa, o zaman geri ödeme için özelleştirilmiş bir gider raporunda bu seçeneği dahil etmek uygun ve mantıklı bir seçimdir.

Genel işletme harcama raporlarının şablonları veya örnekleri kolayca çevrimiçi olarak bulunabilir, ancak her küçük işletme benzersizdir ve belirli işletme gereksinimlerinizi yansıtmak için herhangi bir şablonu değiştirmeye çalışmalısınız. Bazen bu şablonlar yalnızca basılı kağıt biçimindedir ve diğerleri tamamen dijitaldir. Her iki durumda da, geri ödeme için talep edilen tüm masrafların bir fatura veya makbuz tarafından desteklendiğinden emin olun. Bu sadece defter tutma dosyalarınız için sağlam bir önlem değil, aynı zamanda bir vergi denetiminin gerekli olması durumunda da gerekli olabilir.

Daha önce hiç harcama raporu kullanmadıysanız ve bir kağıt formu veya çevrimiçi bir seçenek kullanmak isteyip istemediğinizi belirleyemiyorsanız, bulut tabanlı bir yere geçmeden önce bir doldurma alışkanlığı edinene kadar bir kağıt raporla başlayın servis veya dijital uygulama.

Temel bir küçük işletme gider raporu örneği aşağıda yer almaktadır:

gider raporu örneği

Bu şablon basit olabilir, ancak şirketinizin gider raporlarının izlemesi gereken asgari tutarı yakalar ve daha fazla kategori veya çeşitli etkinlikler içerecek şekilde kolayca değiştirilebilir. Konferanslara sık sık seyahat eden, müşterileri eğlendiren ya da her yıl birkaç eğitim atölyesi ve oturumuna katılan çalışanlar, her bir formdaki tüm bilgileri ay boyunca (veya daha uzun süre) girebilmelidir.

Yukarıdaki şablon çok basitse, basit bir çevrimiçi arama, aralarından seçim yapabileceğiniz çok çeşitli kağıt ve dijital harcama raporu seçeneklerini ortaya çıkarabilir. Bulut tabanlı gider rapor izleme hizmetleriyle ilgileniyorsanız, Procurify, Zoho Expense ve Rydoo gibi şirketler, masraf kaydını basit ve sezgisel hale getiren popüler sistemler sunar.

Küçük İşletmelerinizin Mali Kontrolü Nasıl Elde Edilir

Küçük işletme sahipleri, şirketlerini kurtaracakları en kısa sürede gider raporlarını kullanmaya başlayacaklardı. Küçük işletmenizin parasının herhangi bir zamanda nereye gittiğini takip etme imkanı sunmanın yanı sıra, vergi mevsimi için hazırlanmanıza ve denetimin önünde kalmanıza olanak sağlar, çalışanların şirketlerini tanıdıklarını düşündüklerini garanti eder işlerini yapmaya odaklanırken ortaya çıkan masrafları karşılamaktadır.

Başarılı bir şirket, mali kontrolün işletme sahibinin elinde sıkı bir şekilde güvence altına alındığı bir şirkettir ve kurulmuş bir işletme gider rapor sistemi bunu başarmanıza yardımcı olabilir.


Yazarın Video: Excel - Gelir Gider Tablosu

İlgili Makaleler:

✔ - Pazarlamada Kariyer Nasıl Başlatılır?

✔ - Bir LLC'ye Kuruluş Sertifikası Nedir?

✔ - LLC - Sınırlı Sorumluluk Şirketi Mitleri


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!