Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Bilgisayar Dosyaları Nasıl Düzenlenir (Elektronik Dosya Yönetimi İpuçları)

Dijital Dosyalar için Dosya Yönetimi İpuçları


Elektronik belgelerinizi düzenli tutmak, günümüzün "kablolu" dünyasında oldukça zor olabilir.

Belgeleri yerel olarak masaüstünde, dizüstü bilgisayarlarda veya mobil cihazlarda depolamanın yanı sıra, daha fazla işletme, bulutu temel iş uygulamaları ve dosya depolaması için kullanıyor. (Bkz. Cloud Computing, Küçük İşletmeler ve Bulut Bilişimin 5 Dezavantajı için Neden İdeal?)

Depolama sorununu daha da karmaşık hale getirmek, birçok işletmenin çalışanlar arasında belge paylaşması gereğidir. Bir ofiste, bu genellikle bir dosya sunucusu veya ağa bağlı depolama aygıtı (NAS) kullanılarak gerçekleştirilir.

Paylaşılan mobil erişim gerekirse, belgeler bulutta depolanabilir ve erişim izinleri atanarak paylaşılabilir.

Tüm bunların sonucu, bir kişinin bulutta sakladığı bazı belgelerin ve bazılarının yerel olarak saklandığı bir dosya yönetimi kabusu ve hatta yalnızca bir yerde ya da diğerinde saklanan ayrı ayrı belgeler olabilir.

Organizasyon, Elektronik Dosya Yönetiminin Anahtarıdır

Belgelerin saklandığı her yerde, düzenli ve güncel olmaları önemlidir. Elektronik dosya yönetiminin amacı, yaratılmasından yıllar sonra aramanıza rağmen aradığınızı bulabilmenizi sağlamaktır.

İş adamlarının çoğu bir zamanlar veya bir başkası müşteri görüşmesi yapma konusunda utanç verici bir pozisyondaydı ve ilgili faturayı veya diğer önemli müşteri belgelerini hızlıca bulamıyor. Aynı zamanda sinir bozucu, yılsonunda, muhasebecinin şirket hesaplarına ilişkin belgeleri bulmaya çalışırken veya hatta daha da kötüsü, vergi görevlisi tarafından karıştırılıyor.

Dijital belgelerin düzgün şekilde düzenlenmesi, paylaşılan bir ortamda özellikle önemlidir - çalışanlarınızdan biri yoksa (geçici veya kalıcı olarak!), O kişi tarafından oluşturulan veya yönetilen belgeleri kolayca bulabilmelisiniz.

Hoşnutsuz, ayrılan çalışanlarla olası veri kaybı sorunları, işletme verilerinizi korumak için bir nedendir. Bkz. 6 İş Verilerinin Korunması Kuralları.

Bu dosya yönetimi ipuçları, dosyalarınızı erişilebilir durumda tutmanıza yardımcı olur:

1. Program dosyaları için varsayılan kurulum klasörlerini kullanın.

Uygulama programlarını yüklerken varsayılan dosya konumlarını kullanın. Windows altında, konvansiyonel uygulama program dosyaları (Drive Letter:) -> Program Files dizini altında bulunur. Başka yerlere uygulama yüklemek kafa karıştırıcı ve gereksizdir.

2. Tüm belgeler için tek bir yer.

Tüm belgeleri tek bir "kök" klasörünün altına yerleştirin. Windows ortamındaki tek bir kullanıcı için varsayılan konum Belgelerim klasörüdür.

Bir dosya paylaşım ortamında aynı şeyi yapmaya çalışın. Tek bir kök klasör oluşturun (örneğin, "Paylaşılan Belgeler" olarak adlandırılır) ve tüm belgeleri kök klasörün içindeki alt klasörlerde saklayın. Tüm elektronik belgeler için tek bir yere sahip olmak, bir şeyleri bulmayı ve yedeklemeler ve arşivler çalıştırmayı kolaylaştırır.

3. Mantıksal bir hiyerarşide klasörler oluşturun.

Bunlar, bilgisayarınızın dosya dolabının çekmeceleri, tabiri caizse. Klasörlerinizi adlandırmak için düz dili kullanın; Gelecekte bu klasörler listesine bakmak ve ne "TFK" ya da ne icat ettiğiniz kısaltmanın ne anlama geldiğini merak etmek istemezsiniz.

4. Klasörleri klasörlerin içine yerleştirin.

Gerektiği gibi, bu ana klasörler içerisinde başka klasörler oluşturun. Örneğin, “Faturalar” adlı bir klasörde “2018”, “2017” ve “2016” adlı klasörler bulunabilir. Bir müşteri için adlandırılmış bir klasör "müşteri verileri" ve "yazışma" klasörlerini içerebilir. Amaç, listelenen bir sürü yetim dosyaya sahip olmak yerine her dosyayı bir klasörde bulundurmaktır.

Karmaşık, derin katmanlı klasör yapıları oluşturmayın. Mümkünse bunun yerine tanımlayıcı dosya adlarını kullanın.

5. Dosya adlandırma kurallarını izleyin.

Bazı işletim sistemleri (Unix gibi) dosya veya klasör adlarında boşluklara izin vermez, bu nedenle bilgi işlem ortamınız karışıksa bundan kaçının. Bunun yerine alt çizgi ayraç olarak kullanın (ör. Doe_John_Proposal.doc.) /? Gibi diğer karakterler : * | "^, Windows altındaki dosya veya klasör adlarında da yasaktır.

Kolay tanıma ve alma için açıklayıcı dosya adları kullanın, ancak denize sıfırlama yapmayın - dosya / yol adları, işletim sistemleri arasında değişen uzunluk sınırlarına sahiptir.

Windows altında bir dosya için maksimum tam yol uzunluğu (örneğin, sürücü harfi + klasör adları + dosya adı) 260 karakterdir. Mümkün olan her yerde, örneğin Ocak için Jan veya Corporation için Corp gibi ortak kısaltmalar kullanın.

6. Spesifik olun.

Elektronik dosyalara mantıklı, belirli isimler verin ve mümkünse dosya isimlerine tarih ekleyin. Dosyaları adlandırırken amaç, dosyayı açıp aramanıza gerek kalmadan dosyanın ne hakkında olduğunu söyleyebilmektir. Dolayısıyla, belge müşteriye ödemenin geciktiğini hatırlatan bir mektupsa, "overdue_20180115"; “mektup” gibi bir şey yerine. Mektubu açmadan kimin olacağını nasıl bilebilirsin?

Dosyaları e-posta veya taşınabilir cihazlarla paylaşıyorsanız, klasör adının paylaşılan dosyaya dahil edilmeyeceğinden dosya adının daha belirli bilgiler içermesini isteyebilirsiniz.

Örneğin, belgeniz Belgelerim Faturalar 2017 Müşteriler Doe_John_20180416.doc adresinde bulunuyorsa ve dosya tüm alıcıya aitse paylaşılacak veya e-postayla gönderilmişse Doe_John_20170416.doc görecek ve dosyanın müşteriye ait olduğunu söyleyemeyebilir. açmadan fatura.

7. Giderken dosyalayın.

Bir belgeyi dosyalamak için en iyi zaman, ilk oluşturduğunuz zamandır. Bu nedenle, belgenizi dosyalamanın yanı sıra, ilk etapta doğru yere koyarak, "Farklı Kaydet" iletişim kutusunu kullanma alışkanlığını edinin.

8. Rahatlığınız için dosyalarınızı sipariş edin.

Çok kullandığınız klasörler veya dosyalar varsa, bunları bir! İle yeniden adlandırarak dosya listesinin en üstüne getirin! veya dosya adının başında bir AA.

9. Dosyalarınızı düzenli olarak toplayın.

Bazen eski olan yukarıda "Faturalar" adlı klasör örneğinde olduğu gibi açıktır. Değilse, eski dosyaları temizleyerek klasörlerinizi düzenli tutun.

Yap değil kesinlikle bir daha asla ihtiyacınız olmayacağından emin değilseniz işle ilgili dosyaları silin. Bunun yerine, kök klasörünüzün altındaki ana klasör koleksiyonunuzda "Eski" veya "Etkin Değil" adlı bir klasör oluşturun ve karşınıza çıktığında eski dosyaları bu klasöre taşıyın.

(CRA veya IRS için İş Kayıtlarını Ne Kadar Sürmelisiniz? Vergi yükümlülüklerinizi yerine getirmek için iş kayıtlarınızı ne kadar süreyle saklamanız gerektiğini açıklar.)

10. Dosyalarınızı düzenli olarak yedekleyin.

Dosyalarınızı başka bir sürücüye veya kasete kopyalayıp kopyalamıyorsanız, düzenli bir yedekleme rejiminin ayarlanması ve izlenmesi önemlidir. Başarılı Bir Yedekleme Sisteminin 3 Adımına bakınız.

İyi Dosya Yönetimi İstediklerinizi Bulmayı Kolaylaştırır

Elektronik belgeleri yönetmek, işletmeniz için genel bir belge yönetimi stratejisinin bir parçası olmalıdır. Uygun bir belge yönetim planı, depolama, alma, yedekleme ve güvenlik dahil olmak üzere belgelerin ele alınmasının tüm yönlerini içermelidir.

Arama işlevi harika bir şey ancak hiçbir zaman doğrudan bir klasöre veya dosyaya gitme kolaylığı ile eşleşmeyecek. Bu dosya yönetimi ipuçlarını tutarlı bir şekilde uygularsanız, bir şeyin nerede olduğunu bilmiyor olsanız bile, nerede olması gerektiğini bilirsiniz - aradığınızı bulma konusunda büyük bir avantaj. İyi dosya yönetimi uygulamaları işinize zaman ve para kazandırır.


Yazarın Video: Bilgisayardan Silinmeyen Dosyaları Silme + PROGRAMSIZ

İlgili Makaleler:

✔ - Ekstra Para için Çevrimiçi Şeyler Satmak için 65 Yerler

✔ - Etkili Heyet için 7 Tavsiye

✔ - Üyelik Sitesi ile Evde Nasıl Para Kazanılır


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!