Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

En İyi Etkinlik Planlayıcısını Bulma ve Kiralama


Bir dış etkinlik planlamacısını işe almak göz korkutucu bir iş olmak zorunda değildir. İhtiyaçlarınız için en iyi etkinlik planlayıcılarını sağlamanız ve bir işe başlamadan önce bunları dikkatlice taramanız gerekir. Ama önce, etkinlik planlayıcısından ne yapmasını istediğinizi tam olarak bilmeniz gerekir.

Hedefinizi Belirleyin

Aramaya başlamadan önce, etkinliğin amacı, birlikte çalıştığınız bütçe ve dışarıdan işe alım nedeninizi hesaplamanız gerekir.

Etkinliğin ana hatlarını ve onun en önemli hedeflerini iletebilecek bir konumda olmak istersiniz.

Hedeflerinizi belirledikten sonra, iletmek istediğiniz tema ve mesaj hakkında birkaç net fikir ortaya çıkmaya başlayacaktır.

Şimdi bir planlayıcı için sahip olduğunuz bütçeyi ve ne yapmaları beklendiğini belirlemek isteyeceksiniz. Bir etkinlik planlayıcısı mekanı seçebilir, yiyecek ve içecek seçenekleri önerebilir, konuşmacılar ve eğlence için kaynak hazırlayabilir, üretim günlük ihtiyaçları için yerinde olabilir ve davetiyeler oluşturabilir.

Yukarıdakilerin hepsini kendiniz halledemiyorsanız, bir etkinlik planlayıcısı için aramaya başlamanız gerekir.

Etkinlik Planlayıcınızı Bulun

Bir sosyal etkinlik veya kurumsal bir toplantı olup olmadığına bakılmaksızın, bir etkinlik planlayıcısı veya catering kiralama kuralları aynı kalır: Etkinlik türünüzü oluşturma konusunda uzman olan birini işe almak istiyorsunuz.

Ağızdan bir söz, bir yıldönümü partisi, kahvaltı iş toplantısı, hafta sonu geri çekilme ya da başka tür bir olay olsun, bir etkinlik planlayıcısı bulmanın bir yoludur. Ancak bu her zaman en etkili yaklaşım değildir.

İşiniz için en iyi etkinlik planlayıcısını bulmaya çalışıyorsanız, etkinlik planlayıcıları topluluğu içinde tecrübesi olan ve güçlü bir üne sahip bir şirket arayın. Akran itibarı, arkadaşlardan gelen referanslardan daha güçlü bir gösterge olabilir.

Uluslararası Toplantı Uzmanları, Uluslararası Özel Etkinlikler Topluluğu veya Ulusal Catering Yöneticileri Birliği ulusal ya da yerel bölümünü kontrol edin.

Bölgenizde kimin iyi bir üne sahip olduğunu bilmek istiyorsanız, yerel kongre ve ziyaretçi bürosu veya ticaret odası ile görüşün. Ayrıca bir otelin kongre satış departmanına da ulaşabilirsiniz.

Görüşme Başvuranlar

Çoğu etkinlik planlayıcısı, etkinliğiniz hakkında bilgi almaya istekli olacaktır. Onlara ilk başta kısa bilgi verin ve ilk görüşme turundaki uzmanlıklarına odaklanın.

Aday listenizi en güçlü üç başvurana düşürün.

Daha sonra her bir finaliste veya firmaya işleri, geçmiş olaylarla ilgili deneyimleri ve beklenmedik durumları nasıl planladıklarını sormalısınız. İyi bir planlayıcı, etkinliğinizin genel hedefleri, zaman çizelgesi, bütçe, misafir sayısı ve kişisel tercihler hakkında bir tartışma boyunca size rehberlik eder ve ayrıca kuruluşunuz hakkında sorular sorar. Hedefleriniz ve etkinliğiniz hakkında bilgi edinmek için istekli olan, diğerlerinden farklı olacaktır.

Mülakatın ilk turunda bir başvuru sahibi ile görüşmek her zaman mümkün olmasa da, özellikle de programınız şehir dışındaysa, bu doğru planlamacının seçiminde kritik bir adım olabilir. Sizinle gerçek bir ilişki içinde olan adayı isteyeceksiniz.

Son adım, adaylarınızın referanslarını da kontrol etmektir. Eski müşterilere başvurun ve geçmişinde kötü bir şekilde çarpık olaylar olmadığından emin olun.

Seçiminizi Yapın

Şimdi seçiminizi bire indirgeme zamanı.

Kiralamayı yaptıktan sonra, etkinlik planlayıcısının etkinlik için ayrıntılı bir planı sizinle paylaşabilmesi gerekir. Yaratıcı fikirleri dolaşmanın ve çalışmayan fikirleri atmanın zamanı geldi.

Bütçeyi çekiçle

İlk kez bir etkinlik düzenleyen birçok kişi, bir bira bütçesinde bir şampanya etkinliği istiyor. Etkinlik planlayıcınız bütçenizi en iyi şekilde değerlendirebilir, ancak vizyonunuzu dünyaya biraz düşürmeniz gerekebilir.

Gerçekçi bir bütçe oluşturmak için birlikte çalışmanız gerekir. Etkinlik planlamacısı tarafından alınacak ücretleri ve bütçeye nasıl dahil edileceğini öğrenmeyi unutmayın. Etkinlik planlayıcısı ücretleri ve bunların nasıl tahsil edileceği çok çeşitlidir.

Etkinlik planlamacısına, etkinlik yerlerine ve sundukları hizmetlere depozito, evrak ve sözleşme yapmanız istenecektir. Her zaman olduğu gibi, imzalamadan önce herhangi bir sözleşmeyi bir avukatın incelemesi gerekir.

Takip et

Etkinlik planlamasıyla ilgili olan en kötü şeyler takip eksikliğinin bir sonucudur. Etkinlik planlama lojistiğin etkin bir şekilde koordinasyonunu gerektirir. Başka bir deyişle, projenin zirvesinde kalın ve etkinlik planlayıcınızı sizin girdileriniz olmadan büyük kararlar vermeye zorlamayın.

Her şey planlandığı gibi giderse, etkinlik planlama süreci sorunsuz bir şekilde devam eder ve gelecekteki ihtiyaçlar için ağınıza mükemmel bir etkinlik planlayıcısı eklersiniz.

Eğer süreç büyük günden önce sıkıntıya girerse, adım atın ve düzeltmek için çalışın. Yanlış anlamalar çözülebilir. Beklenmeyen sorunlar giderilebilir.

Ancak, diğerleri başarısız olursa, etkinlik planlayıcınızı kovmak ve bir yedeklemeye gitmek için hazırlıklı olun.


Yazarın Video:

İlgili Makaleler:

✔ - Gayrimenkul Yatırımcı Mortgage Kredisi Türleri

✔ - Öğe Özellikleri Alanlarını Tamamlayarak eBay'de SEO Geliştirin

✔ - Derginin Temelleri Gözyaşı Plakası


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!