Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Etkili Toplantılar Nasıl Yapılır?

Well Run Toplantısı İçin 7 İpucu


Haftalık personel toplantısına katılmaktan korkuyor musunuz? Kendinizi orada otururken, kaleminizi twirling yaparken ve Smartphone'unuza bakma cazibesine direnç göstererek, yapacak başka şeyleriniz olduğunda neden dünyada olduğunuzu merak ediyor musunuz? Daha da kötüsü, diğerlerinin ilgisini çekerken toplantıya liderlik eden masanın başında mısınız? Yalnız değilsin. Kötü yönetilen toplantılar verimlilik katilidir ve çalışanların moraline kesinlikle yardımcı olmaz. Bu sıkıcı toplantılara elveda deyin ve çalışanların ilgisini çeken ve motive eden etkili toplantılar yapmayı öğrenin.

Etkili Toplantılar İçin 7 İpucu

Toplantının Hedefini Belirle

Bir toplantı uyarısı göndermeden ve takvime koymadan önce, neden bir toplantı yapmak istediğinizi ve amacınızı belirlemek istediğinizi sorun. Çalışanları yönetim değişikliğini hızlandıracak bir toplantı mı? Bir projeyle ilgili karar mı veriyorsunuz? Yeni bir iş stratejisi için beyin fırtınası oturumu mu? Çalışanlarınızı yüz yüze tartışma ve etkileşim için bir odada toplamanın amacınız için gerekli olduğundan emin olun; Toplantının amacı bir durum güncellemesiyse, belki bir grup e-postası göndermek herkesin zamanını daha iyi kullanmaktır.

Toplantının Amacıyla İletişim Kurun

Diğerlerini toplantınıza davet ederken, toplantının amacı hakkında net olun. Bu, yalnızca sizi odaklanmayacak, çalışanların konuyla ilgili belgelere veya eldeki düşüncelere göre hazırlanmalarını sağlayacaktır. Etkili bir toplantı için iletişim çok önemlidir.

Katılımcılar hakkında seçici olun

Kimse onlarla veya çalışmalarıyla bağlantısı olmayan bir toplantıya katılmayı takdir etmez. Kimin gerçekten orada olması gerektiğini ve nedenini belirleyin. Kimin girdisine ihtiyacın var? Hangi meslektaşların katılması gerekiyor ve bu konuda muhtemelen soruları olacak? Listenizde basitçe tartışılanlardan haberdar edilmesi gereken biri varsa, bir iyilik yapın ve listeden çıkarın. Bir takip e-postasıyla kolayca güncellenebilirler. Zaman değerlidir ve hiçbir işveren, çalışanların gereksiz toplantılara katılmasını sağlayarak verimliliği etkilemek istemez.

Toplantı Gündemi Oluşturmalısınız

Belirlenmiş bir toplantı gündeminin olmadığı bir toplantı yapmak, bir yelkenli tekneye tırmanmak ve rüzgarın gitmek istediğiniz yere götürmesini umuyor. Tam anlamıyla denizde kaybolacaksınız. Toplantı gündeminiz sizi nihai varış noktanıza yönlendirecektir. Tartışılacak konuları ve diğerleri de yer alıyorsa, her bir öğeye hitap edecek konuları ekleyin. Katılımcılara vaktinden önce katılımcılar için e-posta gönderin, böylece herkes ne bekleyeceğini ve hazırlanacağını bilir.

Planına sadık kal

En iyi planlanan toplantı bile, tartışma raydan çıkar ve teğet konularda devam ederse kötüleşir. Bu yüzden çoğu toplantı amaçlarına ulaşamıyor - takipte kalmıyorlar. Toplantınızın başlangıcında, genel toplantı ile birlikte gündeminizdeki her madde için temel kurallar ve belirli bir zaman ayırma birimi belirleyin. Örneğin, “Bugün geldiğiniz için teşekkürler. Herkesin zamanı değerli ve bu toplantıyı bir saatten az tutmak benim hedefim. Elimizdeki maddelere bağlı kalacağız ve daha sonra diğer konulardaki tartışmalara yer verelim. ”Tartışmayı tekelleştiren veya gündemde olmayan konuları tanıtan herkesi güçlendirin.

Onları meşgul tutmak

Görsel yardımlar, herkesin telefonlarına veya saatlerine değil toplantıya odaklanmasını sağlamada uzun bir yol kat ediyor. Gündemi odanın önündeki Akıllı Tahta'ya yazınız. Bir bilgisayar kullanarak görselleri geniş bir ekrana yansıtın; gözlerini önde tutacak bir şey.

Toplantıyı özetle

Hiç toplantıdan ayrılıp meslektaşınızdan tamamen farklı bir paket servisi olan var mı? Bunun 24 saat içinde bir e-posta göndererek toplantınızda gerçekleşmemesine dikkat edin. Bir özet ekleyin, ele alınan ana başlıkları vurgulayın, verilen görevler ve son teslim tarihlerini belirtin. Bunu zamanında göndermek, katılımcıların yanlış yöne gitmemelerini sağlayacaktır.


Yazarın Video: 3 Dakikada Etkili Toplantı Yönetimini Öğrenin

İlgili Makaleler:

✔ - İçi Boş Duvar ve Alçıpan Ankraj Çeşitleri

✔ - Franchise için Pazarlama Temellerini Öğrenin

✔ - Nakdi Olmayan Gayrimenkullere Yatırım Yapmak


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!