Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

İş Telefon Sistemi Nasıl Alabilirsiniz


Çoğu kuruluş için, ofis ekipmanının en önemli parçası telefondur. Business class telefon sistemleri genellikle birkaç bin dolara mal olmaya başlar ve fiyat, sistemin boyutunda ve istediğiniz özellik sayısındaki artışla orantılı olarak artar.

Burada tartışılan iş sınıfı telefon sistemleri, on veya daha fazla kişiden oluşan ofisler içindir.

İhtiyacınız Olan Özellikler

İşinize değer katan ve işinizi dünyaya bağlayan özellikler, telefon sisteminin toplam maliyetini artıracak. Bir telefon sisteminin satış elemanı size tüm zilleri ve ıslıkları satmaya çalışacaktır (bu onların işidir), ancak her özelliğe bakmanız ve işinize değer katacağı ya da paradan tasarruf edip etmeyeceğine karar vermeniz gerekir.

Temel özellikler

İşte bir iş telefonu sisteminde bulunan daha genel özelliklerden bazıları. Her marka farklıdır, bu nedenle satış görevlisinden seçeneklerin tam bir listesini isteyin.

Otomatik görevli genellikle arayanlara aramalarını yönlendirmek için bir seçenek listesi sunarak bir resepsiyonistin yerini alır (örneğin, “Satıştaki birisiyle konuşmak için 3'e basın”). Ayrıca arayanların doğrudan bir partinin dahili numarasını çevirmesine izin verebilir.

  • Konferans Özellikleri Bir sohbette iki veya daha fazla uzantının bağlanmasına izin ver. Genellikle, varsayılan ikidir. İkiden fazla kişiye ihtiyacınız varsa, maksimum katılımcı sayısını sorun. Bazı sistemler yalnızca dahili uzantıların konferanslanmasına izin verir. Harici konferans görüşmeleri yapmak istiyorsanız, bunu da sorun.
  • Otomatik Dizin Arayanların, adlarının ilk birkaç harfini girerek çalışanın uzantısına bakmalarını sağlar.
  • Sesli Posta müsait olmayan veya telefonda çalışanlar için mesaj bırakılmasına izin verir. Bazı sistemler sesli posta iletilerini çalışanın e-postalarına iletebilir ve ayrı üçüncü taraf sesli posta ekipmanlarının ekipmanlarıyla etkileşime girmesine izin verebilir. Fiyatlandırmaya bağlı olarak, bu size para kazandırabilir.

  • Çağrı bekletme Kullanıcı diğer meselelere katılırken bir aramayı beklemeye alma yeteneğidir. Genellikle sisteme dahil edilir.
  • Çağrı yönlendirme kullanıcıya, tüm çağrıları başka bir uzantıya veya telesekretere geçici olarak yönlendirmesini sağlar.
  • Hızlı arama Sık kullanılan telefon numaralarını kaydeder ve kullanıcının bir veya iki düğmeye basarak çevirmesini sağlar. Sık aranan numaralar için kullanışlı bir zaman tasarrufu.
  • Tekrar araBir düğmeye dokunarak aranan son numaranın tekrar aranmasını sağlar.
  • Çağrı Bir kullanıcının bir çalışanı aramak veya anons yapmak için bir genel seslendirme sistemi üzerinden konuşmasına izin verir.

  • Beklemede Müzik arayanlara bekletilirken dinleyebilecekleri bir şey verir. Şirketinizi reklam veren müzik veya önceden kaydedilmiş mesajlar olabilir.
  • Yedek güç Elektrik kesintisi durumunda 10 ila 60 dakika arasında alternatif bir elektrik kaynağı sağlayacaktır.

Gelişmiş özellikler

Gelişmiş özellikler, toplam sisteme önemli bir maliyet katacak ve sistemin ömrü boyunca süregelen bir maliyet katacaktır. Ancak, bu, azalan müşteri hizmetleri ve sağladıkları zaman kazandıran avantajlarla telafi edilebilir.

  • Uzak yer Bu özellik, yalnızca dahili bir dahili numarayı arayarak tesis dışı çalışanlara veya küçük uzaktaki ofislere kolay bağlantılar sağlar.
  • Beni Bul / Beni Takip Et kullanıcıların talep üzerine telefonlarını başka bir telefona, cep telefonuna, ev telefonuna, sekretere vb. iletmesine izin verir.
  • Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI)telefon sisteminin bir bilgisayar sistemiyle etkileşime girmesini sağlar. Örnekler, bir kullanıcının ekrandaki bir telefon numarasına tıklayabilme ve telefon sisteminin numarayı otomatik olarak çevirmesini sağlama (yanlış sayıları azaltma ve zaman kazandırır); veya müşterinin hesabını almak ve telefonu yanıtlamadan önce çalışanın ekranında görüntülemek için müşterinin telefon numarasını aradığında bilgisayara aktarmak. Bu seçenek çok pahalı.

Sistem Ne Kadar Büyük Olmalı

Cevaplamanız gereken bir sonraki soru, telefonları nerede bulmak istediğinizdir. Aşağıdaki liste bir telefon uzantısını bulmak isteyeceğiniz genel yerleri tanımlar:

  • Resepsiyonist
  • Her ofis
  • Faks makinesi
  • Kredi kartı terminalleri, veri portları
  • Konferans odası
  • Mağaza / depo katı
  • Genel alanlar (bekleme odası, koridorlar, girişler vb.)

Daha sonra, eşzamanlı olarak kaç telefon görüşmesine girileceğini ve ofisten çıkacağını belirlemeniz gerekecektir. Herhangi bir anda gelen ve giden aramaların toplamı, gereksinim duyacağınız hat (veya gövdelerin) sayısıdır.

Ortak yapılandırmalar 3, 8, 12, 16, 24 veya 48 satırdır. Daha büyük sistemlerin genişletme yuvaları vardır, böylece daha sonraki bir tarihte daha fazla satır ekleyebilirsiniz. Gelecekteki büyümeyi hesaba katmayı unutmayın (% 25 nadir değildir). Önemli: Bunu hafife alırsanız, tüm hatlar kullanımdaysa arayanlar meşgul sinyali alır.

Telefon Sistemi Satıcısı Bulma

Bir satıcı bulmak zor değil. İlk önce, size yakın bir satıcı bulmak için Web’de “Telefon Ekipmanı ve Gereçleri” ni arayabilirsiniz.

İş ve ofis teknolojisi fuarları da başlamak için iyi yerlerdir. Yalnızca satışlarla tanışmak ve destekçileri bulmakla kalmayıp aynı zamanda bir sistemi de deneyebilirsiniz.

Sonunda, en iyi yol etrafta sormaktır. Tanıdığınız kişilere, ofisi ile kimin işi olduğunu sorun. Ayrıca, ekipmanın kalitesi ve sağlanan hizmet düzeyi hakkındaki değerlendirmelerini de alabilirsiniz.

Toplam Maliyetin Hesaplanması

Sistemin toplam maliyeti aşağıdaki bileşenlerden oluşacaktır:

  • Baz Ünite / Sistem tüm telefon altyapısını kontrol eden birimdir. Maliyet, sahip olduğunuz özelliklerin sayısına, kullanabileceği telefon setlerinin sayısına ve telefon şirketinden gelen hatların sayısına bağlıdır.
  • El Cihazları / Masa Takımları masalarda oturan veya duvara takılı olan ünitelerdir. Birkaç farklı stil, yetenek ve fiyatta gelirler. Fiyatlar 70 ile 1,000 arasında değişebilir. Örnekler arasında Temel (en ucuz), Orta Seviye, Executive / Üst Düzey, Resepsiyonist Kümeleri (en pahalı) ve Konferans Masası Birimleri sayılabilir. Diğer seçenekler arasında ahizesiz kulaklıklar ve kablosuz bağlantılar bulunur. El cihazlarının çoğu tescillidir ve yalnızca o üreticinin temel sistemiyle çalışır. Mevcut bir telefon sistemini değiştiriyorsanız, tüm yeni el cihazlarının maliyeti (marka değiştirirseniz) sahip olduğunuz tek uygun fiyatlı çözüme bir sonraki daha yüksek modele yükseltme yapabilir.

  • kablolama örgütün kan damarları olup marjinalleştirilmemelidir. Bir ofis inşa ediyorsanız, gelecekte bir telefona ihtiyaç duyabileceğinizi düşündüğünüz herhangi bir alana ekstra kablolar ve prizler takın. Sonradan geri dönüp tavana ve duvarlara delik açmanız gerekirse, maliyet, maliyetin bir kısmı olacaktır. Mevcut kabloları olan bir binaya kuruyorsanız, sözleşmeyi imzalamadan önce satıcının kabloları uyumluluğunu kontrol etmesini sağlayın.
  • Kurulum ve ilk yapılandırma Projenin en çok zaman alan kısmı olacak. Telefon sistemleri kullanıma hazır çalışmaz ve büyük olasılıkla eğitimli bir teknisyen tarafından kurulup ilk yapılandırılması gerekir. Ayağa kalkmak ve olabildiğince çabuk koşmak için, bunun sözleşmeye dahil edildiğinden emin olun. Müzakere edilebilecek diğer seçenekler, çalışanlarınız için bakım, gelecekteki değişiklikler ve eğitimdir.

Nihai Kararın Verilmesi

Nihai karar omuzlarınıza dayanıyor. Telefon sistemi satıcıları agresif olabilir, ancak “müşteri” olduğunuzu ve yetkili olduğunuzu unutmayın. İstediğiniz sistem için en iyi fiyatı alabilmek için, ihtiyaçlarınızı birkaç şirkete iletin ve proje için teklif vermelerini sağlayın. Yukarıda belirtilen tüm alanları kapsayan ayrıntılı bir teklif aldığınızdan emin olun. Elmalar-elmalar karşılaştırmasını geri alamayacaksınız, bu nedenle özelliklerin maliyetinin ayrı bir şekilde listelenmesini isteyin (veya bir özellik paketi olarak dahil edildiyse detaylı).

Bu, fiyat farklılıklarına neyin neden olduğunu belirlemenizi sağlar. Hala net bir liderden emin değilseniz, mevcut bir müşterinin sitesinde bir demo görmek isteyin. Son olarak, teklifleri karşılaştırın ve ihtiyaçlarınızı karşılayan, büyümeye izin veren ve en önemlisi en rahatınız olanı seçin.


Yazarın Video: Rapor Sistemi Gerçekten Çalışıyor mu? Rapor Geribildirimi nasıl alabilirim?

İlgili Makaleler:

✔ - Ticari İflasın Üç Türü

✔ - Organik Vücut Bakım Ürünlerinin Sertifikalı Olması Gerekiyor mu?

✔ - Otomatik Yükleme veya Boşaltma Kazaları


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!