Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Küçük İşletmeleriniz İçin İyi Ofis Yönetimi

İyi Ofis Yönetimi, Alt Hatınız İçin İyidir


Düzensizlik ve karışıklık rahatsız edicidir, ancak aynı zamanda sadece iş için kötü. İsterseniz bir formül olarak düşünün: kaosun artması, karların azalmasıyla eşittir. Cevap? İyi ofis yönetimi Küçük işletmenizdeki kaosu kontrol etmek için iyi ofis yönetimini nasıl kullanabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:

1. Büro yönetimi rutinleri oluşturun ve bunlara bağlı kalın.

Düzenli kalmak ve işlerin sorunsuz şekilde çalışmasını sağlamak için rutin işlemler rutin prosedürlere ihtiyaç duyar. Evrak işlerini ve ofis sistemlerini kullanmak için rutinler kurun. Örneğin, mümkünse, ofisinize gelen her kağıt parçası bir kez ele alınmalı, davranmalı ve dosyalanmalıdır - bir masanın üstüne yığılmadı. Benzer şekilde, e-postalar gibi dijital iletişimlere öncelik verilmelidir ve mümkünse derhal harekete geçilmeli veya gelecekteki eylemler için işaretlenmelidir.

Masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, dosya sunucuları, çok işlevli yazıcılar ve mobil cihazlar dahil olmak üzere ofis sistemleri, hem yönetim hem de acil durum prosedürlerine ihtiyaç duyacaktır. Sistem çökerse veya bilgisayarla ilgili bir ekipman arızalandığında, iyi ofis yönetimi ofisinizdeki herkesin kimi arayacağınızı ve ne yapılmayacağını bilmesini ister (normalde daha kötü sorunları yaratan sorunu kendileri çözmeye çalışmak gibi). Kritik İş Verilerinizi Nasıl Koruyacağınızı Öğrenin.

2. Açıkça belirlenmiş sorumlulukları belirleyin.

İyi ofis yönetimi, kimin neyin sorumlu olduğunu bilen insanlara bağlıdır - işleri yapan kimin sorumlu olduğunu.

Örneğin, küçük işletmeniz için satın alma işlemi kim tarafından ne zaman yapılırsa yapılsın? İhtiyacınız olduğunda yazıcı kağıdını bulabilecek misiniz? Bir ekipmanı tüm ekipman ve malzemelerin siparişini vermekle görevlendirmek sorunu çözer ve işlerin sorunsuz şekilde çalışmasını sağlar. Çalışanların belirlenen kişiye herhangi bir sarf malzemesi talebinde bulunmalarını ya da insanların ihtiyaç duydukları şeyleri ekleyebilecekleri dikkat çekici bir yerde el yazısı listesi göndermelerini isteyin.

(Bilgisayar) sistem yönetimi ile aynı. Bilgisayar sistemlerinizin güvenliğinden ve hesaplar, şifreler ve yazılımlar gibi şeylerin takibinden sorumlu bir kişiye sahip olmanız gerekir. Ofis uygulamaları için bulut tabanlı sistemlerin kullanılması, muhasebe yazılımı ve veri depolaması küçük işletmeler için ideal bir çözümdür, ancak yine de kullanıcılarınız için kullanıcı ekleme / silme, izin atama vb. Gibi idari işleri yapmak için atanmış güvenilir bir kişiye ihtiyacınız vardır. ofis sorunsuz çalışacak.

3. Kayıtları tutun - ve işletme kayıtlarınızı güncel tutun.

Kayıtların saklanması, iyi bir ofis yönetiminin en kolay kısmı gibi görünür - bu kayıtları hem erişilebilir hem de güncel tutmaya gerek duymazsınız. Bu yüzden güncelleme kayıtları bir ofis rutini yapın. Örneğin, yeni bir müşteri veya müşteri aldığınızda, onu rehber veritabanınıza girmek sadece bir dakikanızı alır. Daha sonra, telefonda konuştuktan sonra kaydı güncellemek sadece bir iki dakika alacaktır.

(Ayrıca, çoğu yargı alanının müşteri bilgilerinin ele alınmasını düzenleyen Gizlilik Yasası olduğunu unutmayın.)

4. Ofisinizde gezinin ve oturun.

Ofisiniz bir uzay yönetimi örneği mi, yoksa alanın yanlış yönetilmesi mi?

Ofiste yürürken, engellerin etrafında sapmak mı yoksa bir şeyin üstüne atılma riskini mi yaşamak zorundasınız?

Bir masada otururken aslında orada rahatça çalışabilir misiniz? Masada en çok kullanacağınız şeyler elinize en yakın olacak şekilde mantıksal olarak düzenlenmiş mi?

Günümüzde ofislere tıkanmış birçok şey var, yazıcı standlarından dosya dolaplarına kadar. İyi ofis yönetimi için, ofisteki her şeyin maksimum verimlilik ve maksimum güvenlik için düzenlendiğinden emin olmanız gerekir. Küçük veya Ev Ofisi Tasarımının Temelleri, daha güvenli ve daha iyi bir çalışma alanı sağlamak için ofis alanınızın güç, aydınlatma ve havalandırma ihtiyaçlarını karşılamak için ipuçları sağlar.

5. Sıkıcı çalışmayı planlayın.

Yapmayı sevmediğiniz şeyleri ertelemek çok kolaydır ve çoğu iş adamı, ofis yöneticileri dahil olmak üzere, dosyalama, nakliye ve alma veya defter tutma gibi görevlerden zevk almazlar. Ne yazık ki, mutfak gibi bir ofis işleri yapılmadan iyi iş göremez.

Sıkıcı veya nahoş bir iş olarak gördüklerinizi atayamayacak durumda olan küçük bir işletme sahibiyseniz, her hafta için zaman ayırarak düzenli olarak çalışmaya zorlayın. Örneğin bir sabah veya öğleden sonrayı alın ve soğuk aramalar yapmak, öncelikli olmayan e-postayla ilgili sorularınızı geri göndermek, sosyal medya kayıtlarını yapmak, muhasebe işlemlerini yakalamak veya kayıtları güncellemek için harcayın. Bunu yeterli hafta yapın ve iyi bir ofis yönetimi alışkanlığı haline gelecektir.

6. Temsilci ve dış kaynak.

Mükemmel bir dünyada, herkes yalnızca yapmak ve iyi yapmak için vakti olan işini yapardı. Dünya mükemmel olmadığı için, pek çok insan, iyi vakit geçirebilecekleri veya yetenekleri olmayan şeyler yapıyorlar.

Yetki vermek ve dış kaynak kullanımı yalnızca küçük işletmenizin ofis yönetimini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda yeteneklerinize de odaklanmanızı sağlar, böylelikle alt sıranızı iyileştirir. Bir yarı zamanlı veya Sanal Asistan ofisinizin veya idari görevlerin birçoğunu idare edebilir. Temsilci seçme hakkında daha fazla bilgi için, bkz. Temsilciye Karar Verme.

7. İş planlamasını bir öncelik haline getirin.

Birçok küçük işletme sahibi günlerini oyunculuk ve tepki vererek geçirir ve sonra neden tekerleklerini döndürdüğünü merak eder. İş planlaması, iyi ofis yönetiminin önemli bir bileşenidir ve normal ofis yönetimi rutininizin bir parçası olması gerekir.

Başarılı küçük işletme sahipleri her hafta iş planlaması için zaman harcarlar ve çoğu günlük iş planlama oturumlarını hedef belirleme ve büyüme için bir araç olarak kullanırlar.

Bu iş planlama rehberi, iş planlama çabalarınızı sürdürmek için mükemmel bir başlangıçtır; küçük işletmeniz için bir iş planlama çerçevesi hazırlar ve bir vizyon ifadesi yazmaktan iş hedeflerini belirleme kurallarına kadar her konuda kaynak sağlar.

Personeliniz varsa, onları resmi veya gayrı resmi olarak iş planlamasına dahil edin.

Farkı Seveceksiniz

Kaosun iş yapmayı engellemesine izin verme. Bu yedi iyi ofis yönetim ilkesini uygulamaya başladığınızda, iyi ofis yönetiminin yarattığı farktan ve ne kadar iş yaptığınızdan şaşıracaksınız.

Ayrıca bakınız:

Bulut Bilişim Neden Küçük İşletmeler İçin İdeal?

Dosyalama Sisteminizi Yönetmek

Belge Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur

Bilgisayar Dosyalarını Düzenlemek için 10 İpucu


Yazarın Video: Küçük İşletmeler ve Yemeksepeti - Nevzat Aydın | IBPF 2018

İlgili Makaleler:

✔ - 2019 Için en iyi Bağlayıcılar

✔ - SWOT Analizi Örneği Zayıf Yönler Fırsatlar Tehditler

✔ - Telefonunuzu İşletmenizde Profesyonel Olarak Nasıl Cevaplarsınız?


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!