Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Etkinlik Kayıt Kılavuzu: Başarı İçin Çözümler


Teknolojideki ilerlemeler, etkinlik planlaması ve özellikle etkinlik kaydı üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Çoktan gitmişler pullu bir zarfa gelen kağıt davet günleri. Çevrimiçi seminer, iş seminerlerinden ve yıllık konferanslardan dönüm noktası doğum günü partilerine ve şirket tatil işlevlerine kadar her etkinlik için giderek daha yaygındır. Bu çevrimiçi işlem basit görünse de, yine de iş gerektiriyor.

Neyse ki, etkinlik planlamacıları için, etkinlik kaydına yardımcı olacak çok sayıda araç vardır. Seçenekler arasında, etkinlik kaydının temellerini ele alan ve çok işlevli uygulamalar sunan daha gelişmiş olan basit platformlar var. Bazı etkinlik kayıt programları, etkinlik ödemelerini işler. Bazıları ayrıca kayıt iptal edilirse otomatik geri ödeme sağlar. Diğer paketler tescilli ad etiketleri oluşturur. Etkinlik kayıt araçları aynı zamanda bir konferans veya şirket web sitesiyle entegrasyonun yanı sıra sosyal medya platformlarına da bağlanabilmektedir.

Ne yazık ki, bu kadar çok seçenekle, işletmeniz için etkinlik kayıt aracını seçme süreci çok zor olabilir. Etkinlik planlama işinize en uygun olan etkinlik kayıt araçlarını seçmek için takip etmeniz gereken bir kılavuz.

Etkinlik Kayıt Yazılımını Seçme: Nereden Başlamalı?

Etkinlik kayıt araçlarını seçerken, ihtiyaçlarınızı ve isteklerinizi belirlemekle başlamak en iyisidir. Kayıt öncelikleri ve etkinlik planlama işlerinizi düşünün. Kendinize şu soruları sorun:

  • İhtiyaçlarınız basit mi ve sadece kayıt ve ödemelerin işlenmesini mi gerektiriyor?
  • Ana etkinlikte ek kayıt gerektiren birden fazla oturum mu sunuyorsunuz?
  • Otel rezervasyonlarını veya seyahat düzenlemelerini yönetmeniz mi gerekiyor?
  • Bir konferans web sitesini destekliyor musunuz?
  • Ad etiketleri sağlayacak, görsel-işitsel gereksinimleri koordine edecek mi yoksa özel çekiliş oturumları düzenleyecek misiniz?
  • Aynı anda birden fazla olayı yönetiyor musunuz?
  • Etkinliğiniz yıllık bir olay mı yoksa bir defalık bir etkinlik mi?

Bu soruların yanıtları, ihtiyaçlarınıza en uygun olay kayıt yazılımını bulmanıza yardımcı olacaktır.

Araçlar

Etkinlik kayıt yazılımındaki bu kadar çok seçenekle, etkinliğiniz için çalışıp çalışmadıklarına veya kullanılıp kullanılmayacağına bakılmaksızın gösterişli özelliklere ve en son araçlara yetişmek kolaydır. En son ve en büyüğü tarafından cezalandırılmayın. Bunun yerine, etkinlik kayıt işleminizde şu anda kullandığınız özelliklerin bir listesini yapın ve işlemi kolaylaştırmak için dahil etmek istediklerinizi ekleyin. Mevcut olan bazı özellikler şunlardır:

  • Etkinlik Çevrimiçi Kayıt
  • Etkinlik Yerinde Kayıt
  • Katılımcı Grubu Kayıt
  • Katılımcı Kendi Kendine Check-In
  • Etkinlik Ödeme İşlemi
  • Katılımcı Yönetimi ve Raporları
  • Katılımcı Rozeti Oluşturma ve Yönetimi
  • Bireysel Oturumlara Kayıt
  • Form Geliştirme
  • Otel Oda Yönetimi
  • Pazarlama Yönetimi
  • Sosyal medya
  • Anketler ve Etkinlik Geri Bildirimi

Fiyat

Birçok etkinlik kayıt aracı, basit etkinlikleri yönetirken çok uygun olan, uygun fiyata standart işlevler sunar. Bu programlar, web sitenize bağlanabilecek temel kayıt formlarını içerir. Kredi kartı ödemelerini kaydetmek ve işlemek için kredi kartı bilgileri dahil olmak üzere kayıt bilgilerini toplayabilirler. Ayrıca katılımcı kayıt listeleri derlenebilir veya dışa aktarılabilir. Planladığınız etkinliklerin türüne ve etkinliklerin sıklığına bağlı olarak, bu basit araçlar, sizin için hiçbir yararı olmayan her türlü ekstra özelliğe bağlı kalmadan tam olarak ihtiyacınız olanı sağlayarak iyi bir uyum olabilir.

Ekstra Yetenekler

Etkinlik planlama çalışmanız size büyük konferanslar planlıyorsa, temel özelliklerin ötesinde ek işlevsellik sunan etkinlik kayıt araçları tam da ihtiyacınız olan şey olabilir. Çözümler arasında olay kaydını işleyen ve bu özelliği daha büyük, daha karmaşık bir etkinliğin çeşitli ayrıntılarını izleme ve raporlama becerisini içerenler yer alır. Etkinlik katılımcıları konferansa kaydoluyorsa ve belirli bir oturumda belirli atölye çalışmalarına kaydoluyorsa, bu işlevi etkinleştirmek için araçlar vardır.

Bazı yazılımlar, tek bir kuruluştan birden fazla katılımcının tek bir ödeme kaynağıyla işlenmesini sağlarken, grup indirimlerine veya erken kayıt ücretlerine göre farklı fiyatlandırma yapıları sunar. Özelleştirilmiş raporlara ihtiyacınız varsa, kişisel atölye çalışmaları veya seçtiğiniz diğer parametreleri temel alarak katılım listelerini derleyerek raporları otomatik olarak oluşturacak bir etkinlik kayıt paketine bakın. Konferanslar genellikle basılı isim etiketlerini çağırır, bu nedenle “olması gereken” listenizde bulunsun, böylece bunlar etkinlik kaydı sürecinin bir parçası olarak otomatik olarak oluşturulabilir ve katılımcının haftanın bir kısmı için tüm konferans için kayıtlı olup olmadığını yansıtacak şekilde özelleştirme arar ya da sadece belirli bir gün.

bütünleşme

Çok sayıda etkinlik yürüten bu etkinlik planlayıcıları için, kayıt verilerini mevcut veritabanınıza entegre etmek, kuruluşunuz için kritik bir işlev olabilir. Veri tabanınıza kayıt yaptırmak için mevcut yöntemleri değerlendirin ve iyileştirme alanlarını belirleyin. Bu bilgilerin çeşitli yollardan gönüllülük veya bağış yapan bireyler gibi mevcut bilgilerle birleştirilebileceğini düşünmek önemlidir. Çoğu etkinlik kaydı uygulaması, verileri manuel olarak dışa aktarma olanağı sağlar.

Ancak bu yöntem, bilgiyi tekrar veritabanınıza manuel olarak almayı gerektirdiğinden, zaman alıcıdır. Yalnızca etkinlik kaydı taleplerinizi karşılamayan ve aynı zamanda kurucu yönetim ihtiyaçlarınızı da karşılayabilecek paketleri keşfedin.

Satın Almadan Önce Test Sürüşü

Seçtiğiniz etkinlik kayıt yazılımı seçimini daralttıktan sonra, ücretsiz deneme süresi sunup sunmadıklarını belirleyin. Bu size sadece özellikleri test etmek için değil, ihtiyaç duyduğunuz işlevselliğe sahip olup olmadığını ve etkinliğiniz için uygun olup olmadığını görme fırsatı verir. Ayrıca, sorularınızı yanıtlarken veya yaşadığınız bir sorunu çözmek için çalışırken müşteri hizmet düzeyini tecrübe etmek için bir fırsattır.


Yazarın Video: Türkçe dersinde etkinlik

İlgili Makaleler:

✔ - Perakendeci Brüt Kar Marjı

✔ - GreenSky Credit hakkında bilgi edinin

✔ - Gayrimenkulde Maddi Gerçeklerin Tanımı


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!