Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Etkinlik Yönetimi - Planlama

Müşteri Karışıklıklarını Önlemek İçin Bilmeniz Gerekenler


Etkinlik planlama endüstrisi sayısız iş unvanına ve iş tanımlarına ev sahipliği yapıyor. Etkinlik planlayıcısı. Görüşme planlayıcı. Etkinlik Koordinatörü. Kongre Planlayıcısı. Organizasyon müdürü. Liste sonsuz görünüyor. Endüstri büyüdükçe, iş fonksiyonlarının listesi de değişiyor. İş büyümesi her zaman iyi bir şey olsa da, etkinlik planlama işi işlevleri ve etkinlik yönetimi işi unvanları, sektörde başlayanlar için kafa karıştırıcı olabilir. Sunulan hizmetleri yanlış anlayan müşterilerin karşılaştığı deneyimli profesyoneller için aynı derecede sinir bozucu.

“Etkinlik yönetimi” ve “etkinlik planlama” iki farklı şey olsalar bile sıklıkla birbirlerinin yerine atılıyor. Oldukça basit, planlama ve yönetim aynı değildir. Bu iki fonksiyonun yetenek kümeleri örtüşürken, iki ayrı fonksiyondur. İhtiyacı olan şey bir etkinlik planlayıcısı olduğunda, yanlışlıkla bir etkinlik yöneticisine ihtiyaç duyduklarını düşünen müşterilerle ilgilenenler için sorun yaratır. Ayrıca, tüm etkinlik yöneticilerinin aynı zamanda etkinlik planlamasını da üstlendikleri izlenimi altında olan müşteriler için.

Öyleyse karışıklığı düzeltelim, çünkü sizin ve müşterilerinizin aynı anlayışa sahip olması önemlidir.

Olay kurgulama

Etkinlik planlama ile başlayalım. Buradaki anahtar operatif kelime planlama. Gelin duşlarından dönüm noktası doğum günü kutlamalarına ve büyük kurumsal toplantılara kadar tüm etkinlikler bir çeşit planla başlar. Müşterilerle etkinlik fikirleri, temalar, istenen tarihler ve bütçe kuralları ile ilgili ilk tartışmalar, etkinlik planlama sürecinin bir parçasıdır.

Etkinlik planlama, başlangıçta, konseptin ilk aşamalarından başlar ve gerçek etkinlik gerçekleşene kadar devam eder. Ve dürüst olmak gerekirse, olaydan sonraki birkaç hafta boyunca etkinlik planlamacıları ayrıntıları tamamlar ve takip öğelerini ele alır. Etkinlik planlama, müşterinin toplantı vizyonunu yansıtan ve etkinliğin amacını karşılayan bir etkinlik tasarlamak için müşteri ile yakın çalışmayı içerir. Bir etkinlik planlayıcısı işe alan müşteriler, ilgili ayrıntılar ve eylem öğeleri dahil olmak üzere etkinliğin tüm yönlerini planlamak ve bu etkinliği tamamlanıncaya kadar görmek için birini işe alır.

Etkinlik planlama sorumlulukları aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:

  • etkinlik için genel bir tema seçme
  • bütçe geliştirmek
  • bir yer seçmek
  • müzakere otel sözleşmeleri
  • dış satıcıları işe almak
  • menü planlama
  • catering kiralama
  • misafir konuşmacılar veya eğlence düzenlenmesi
  • koordinasyonu ulaştırma
  • renk şemasını seçme
  • davetiye geliştirmek

Etkinlik planlama, bir araya getirmek için giden her şeydir. Bu işlev, daha büyük etkinlik yönetimi şemsiyesinin altına düşer.

Olay yönetimi

Her olay türü, bir bulmacanın parçaları gibi birbirine uyan sayısız parçadan oluşur. Bu parçaların tümü sonuçta bir etkinlik oluşturmak için bir araya geldi. Başarılı olaylar, ilgili tüm parçaları doğru zamanda ve doğru yerde, sorunsuz ve verimli bir şekilde ve plana göre bir araya getirir. Bu sürece etkinlik yönetimi denir. Basit bir ifadeyle etkinliğin kendisinin proje yönetimidir.

Etkinlik yönetimi, bir etkinliğin tüm farklı bileşenlerinin yanı sıra her yönden sorumlu olan insan ekiplerini oluşturmayı, koordine etmeyi ve yönetmeyi içerir. Etkinlik yönetiminin bazı yönleri şunları içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:

  • etkinlik için yer ayırma
  • dış satıcıları koordine etmek
  • park planı geliştirmek
  • acil durum acil durum planları tasarlama
  • sağlık ve güvenlik standartlarına uygunluğun sağlanması
  • Her fonksiyondan sorumlu personeli yönetmek
  • bir olayın yürütülmesinin denetlenmesi
  • olayın izlenmesi
  • sitede olay durumlarının çözülmesi

Etkinlik Yöneticileri ve Etkinlik Planlayıcıları Birlikte Çalışıyor

Bu iki işlevi tanımlamak zordur, çünkü sadece birbirleriyle yakından ilgili değil, sorumluluklar da sıklıkla örtüşür. Bireysel etkinlik planlayıcıları etkinlik yönetimi hizmetleri sunabilir ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlaması sunabilir. Her şey bireysel planlayıcıya veya kurumsal etkinlik yönetim ekibine, mekana ve etkinliğin kendisine bağlıdır.

İkisi arasındaki farklılıkları anlamak ve hangi hizmetleri sağlayacağınızı belirlemek önemlidir. Örneğin; Büyük ölçekli bir etkinlik için etkinlik planlama hizmetleri sunuyorsanız, hizmetlerinizi catering yöneticisi, görsel-işitsel ekip vb. İle koordine edecek bir etkinlik yöneticisi ile çalışacaksınız. bunlar planlama sürecinde herhangi bir karışıklığı önlemek için potansiyel müşterilere sunulmaktadır.


Yazarın Video: Sivil Toplum Kuruluşlarında Gönüllü Yönetimi / Etkinlik Planlama - Animasyon

İlgili Makaleler:

✔ - Sosyal Sorumluluk İşinizi Nasıl Karlı Yapabilir?

✔ - Global İş Zekası Şirketleri

✔ - Dergi Endüstrisinde Beşik Sayfaları


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!