Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Küçük İşletmeleriniz için Bordro Yazılımını Değerlendirme

Çevrimiçi Bordro Yazılımında Aranacak Özellikler


Saçlarını maaş bordrosuna mı çekiyorsun? Kendi bordrosunu yapmak, sadece bir çalışan için bile, küçük işletme sahibi için pek çok tehlikeye sahiptir. Bilmeniz gereken çok şey var ve birçok federal, eyalet ve yerel bordro vergi düzenlemelerine ayak uydurmak acı verici. Buna ek olarak, tüm bu kurumlara yapılan ödemeler ve raporlar için görüşmeniz için son tarihleriniz var.

Küçük işletmelerin bu görevler için bordro hizmetlerine dönmeleri şaşırtıcı değildir. Ancak hangi bordro hizmeti en iyisidir?

Bordro servisi seçme sürecine bakmadan önce şu uyarıyı göz önünde bulundurun:

Bordro sizin sorumluluğunuzdadır. Bordro hizmetine sahip olmak sizi (işletme sahibini) çalışanlara ödeme, stopaj, raporlama ve federal ve eyalet vergi kurumlarına ödeme sorumluluğundan kurtarmaz. Kim kiralarsanız verin, bir şey yapılmazsa veya doğru yapılmazsa işiniz sonuçta hatalı olur.

Bordro Hizmetleri Nedir?

İki tür bordro hizmeti vardır: çevrimiçi hizmetler ve (daha iyi bir terim eksikliği için) kişisel hizmetler. Çevrimiçi hizmetler uygulamalar veya çevrimiçi tabanlı olabilir. Kişisel hizmetler, çevrimiçi olarak bordro yapabilen veya yerel olabilen bir bireye ait olan işletmelerdir.

Değerlendirme süreci her iki bordro hizmeti türü için de aynı şekilde çalışır. Ancak bu makale çevrimiçi hizmetlere odaklanacak. Dikkat etmeniz gereken bazı özellikler aşağıdadır.

Bir Bordro Servis Ücreti Ne Kadardır?

İşletme sahiplerinin bordro hizmeti ararken ilk istedikleri şudur: "Ne kadara mal olur?" Maliyet önemli olsa da, diğer faktörler de aynı derecede önemlidir.

Hizmetin maliyetini şimdi ve gelecekte dikkate alın. Yalnızca bir veya iki çalışanınızla çok küçük bir işletmeniz varsa, maliyetini yalnızca birkaç çalışan için minimum olan ve çalışan ve hizmetleri ekledikçe artan, ölçeklenebilir bir hizmet kullanarak sınırlamak isteyebilirsiniz.

Baktığım bordro hizmetlerinin çoğu için, aylık ücrettir, böylece istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Çalışan sayısına göre en fazla maliyet. Bazıları müteahhitlere, satıcılara veya serbest çalışanlara ödeme yapmak için 1099 seçenek sunar. (Bu makalenin sonunda masrafları içeren kısa bir liste bulacaksınız.)

Bazı servisler için maliyetler iki düzeyde gelir: belki W-2 hizmetiyle maaşları hesaplayan ve sunan temel bir hizmet ve ayrıca maaş bordrosu vergileri ile vergi beyannamelerinin yatırılması ve ödenmesi de dahil olmak üzere tam hizmet seçeneği Form 941 (üç aylık bordro vergi raporlama formu).

Bir Tam Hizmet Bordro Hizmeti Neleri İçermelidir?

Tam hizmetli bir bordro hizmeti aşağıdakileri içermelidir:

  1. Kurulum, eğitim ve gösterge tablosu: Sistemin kurulumu kolay olmalı. Süreçler boyunca size rehberlik edecek ve dosyalama ve maaş depozitoları gibi faaliyetleri kontrol etmenize izin verecek bir gösterge panosuna sahip olmalısınız. Eğitim, çeşitli süreçler boyunca çalışmanıza yardımcı olacak iyi videolar ile basit olmalıdır. Hangi düzeyde maaş bordrosu bilgisine sahip olduğunuz var? Çoğu işletme sahibi çok az bilgiye sahip olduğundan, hizmetiniz maaş bordrosu şartları, maaşlar ve ödemeler hakkında ayrıntılı temel bilgiler sağlamalıdır.
  2. paychecks: Bu sistemlerin her biri, federal gelir vergisi stopajı için W-4 formu ve maaş çeklerini hazırlamak için gerekli diğer bilgiler de dahil olmak üzere her çalışanın bilgilerini girmenizi sağlar. Sistemler basılı çekleri yazmanıza veya çekleri doğrudan yatırmanıza izin vermelidir (en iyi yol). Bankanızın gereksinimlerini kontrol edin.

  1. W-2 formları: Servisiniz size vermelidir W-2 formlarıOcak ayında çalışanlara vermeniz gereken yıllık ücret ve vergi bilgi formu. Tam hizmet seçeneği, bu formları Sosyal Güvenlik Yönetimi'ne de uygun zamanda sizin için sunmalıdır.
  2. Dosya ve mevduat bordro vergileri: Bu muhtemelen en önemli hizmettir. Birinin bu vergileri dosyalayıp ödemesi büyük bir sorumluluktur. Tam hizmetli bir sistem tüm ilgili bordro vergisini ve istihdam vergisi belgelerini sizin için dosyalamalıdır. Sizin adınıza uygun federal, eyalet ve yerel düzenleyici kurumlarla ödeme yapmalıdırlar. Formlar Form 941-Üç Aylık Ücret ve Vergi Beyanını ve federal ve eyalet işsizlik vergi formlarını içermelidir.

Hizmet, farklı şehirlerde ve eyaletlerde çalışanlarınız varsa büyük bir yardımcı olan devlet ve yerel bordro vergilerini de takip etmelidir.

Başka Ne Beklemelisiniz?

Vergi garantileri: Hizmetiniz, vergi formlarının tüm son tarihlerden önce gönderileceğini ve ödemelerin zamanında yapılmasını garanti etmeli, böylece para cezası ya da ceza almazsınız. Hizmet, geç dosyalama veya ödeme için ceza veya ceza ödemeyi kabul etmelidir. Bu garantiyi vermezlerse, kullanmayın.

Mobil erişilebilirlik: Gösterge tablosuna erişebilmeli ve değişiklikler yapabilmeli, bilgisayarınızda, cep telefonunuzda veya tabletinizde bilgi gönderebilmeli, hatta bilgi arayabilmelisiniz.

Çalışan self servis: Bu hizmetlerden bazılarında çalışanların giriş yapabilecekleri ve yıllık ödemeleri hakkında bilgi alabilecekleri bir gösterge panosu vardır. W-4 bilgilerini çevrimiçi olarak değiştirebilirler.

Muhasebe sisteminizle entegrasyon: Bordro hizmetinizin muhasebe sisteminize entegre olması size zaman ve para kazandırır. Intuit Bordro sadece QuickBooks Online ile birlikte satılmaktadır, bu nedenle eğer QBO'nız varsa, bu sizin için iyi bir seçenek olabilir. Patriot yazılımı, bordro servisinize ekleyebileceğiniz bir muhasebe sistemine sahiptir.

Sorulacak Diğer Önemli Sorular

Destek ve servis: Bu gerçekten önemli. İşler olur ve bordrolar belirli zamanlarda çalıştırılmalıdır. Hizmetinizin kullanılabilir ve yardımcı olduğunu bilmeniz gerekir.

  • En yüksek seviye Servis: bir telefon görüşmesi. Yardım masasında kaç saat var?
  • İkinci en yüksek seviye: bir sohbet. Saatleri nedir?
  • Üçüncü seviye: bir e-posta. Bordro hizmetiniz e-postalara ne kadar sürede yanıt veriyor?

Deneme süresi boyunca veya ilk 30 gün boyunca, sağlanan desteği değerlendirmek için birkaç kez iletişim kurduğunuzdan emin olun.

Güncellemeler: Bordro vergisi düzenlemeleri ve vergi oranları her zaman değişiyor. Sistemleri değerlendirirken, yazılımlarını nasıl güncellediklerini ve bu güncellemeleri size nasıl bildirdiklerini sorun.

Güvenlik: Onların sistemi ne kadar güvenli? Bulutta mı (muhtemelen)? Ne sıklıkla yedeklenirler?

İstediğiniz Diğer Ek Hizmetler

1099 Hizmet: Bu sistemlerden bazılarında sözleşmeli çalışanlara, satıcılara ve serbest çalışanlara ödeme yapmanıza ve 1099-MISC formu (çalışanlar için W-2 formlarına benzer şekilde) vermenize olanak tanıyan bir eklenti vardır. Hizmet ayrıca, 1099-MISC formunun IRS ile doldurulmasını sağlamalıdır.

Yedek stopaj: Çalışanlara ödeme yapmıyorsanız, ödemelerinden yedek stopaj almanız gerekebilir. 1099 hizmetiniz varsa, hizmetiniz bunu yapabilmeli ve raporlar yayınlayabilmelidir.

Potansiyel Hizmetlerin Nerede Kontrol Edileceği

Seçiminizi birkaç hizmete daralttığınız zaman kontrol edin. Çevrimiçi puanları kontrol edin, ancak bunlara çok fazla bağlı olmayın. Kontrol etmek için daha iyi bir yer, Better Business Bureau'dur. Bu şirkete karşı hangi şikayetlerin yapıldığını ve nasıl çözümlendiklerini görün.

Dikkate Alınacak Bazı Bordro Hizmetleri Nelerdir?

Çevrimiçi arama yaparsanız birçok bordro hizmeti bulacaksınız. Aramanıza başlamak için birkaç kişi: (her biri için tam hizmet seçeneğiyle):

Intuit'in tam hizmetli bordrosu bir QuickBooks Online eklentisidir. Fiyatlandırma, istediğiniz QBO sürümüne ve ihtiyacınız olan bordro servislerinin seviyesine bağlıdır. Fiyatlar aylık.

Patriot'un tam hizmetli bordrosu sistem bir çalışan için ayda 25 dolardan başlayarak çalışan sayısı artar.

Paychex en sistem çalışan sayısına dayanmaktadır. Şirket, fiyat bilgilerini açıklamadan önce potansiyel bir müşteriden yazılı bir teklif talep eder.
Gusto adlı fiyatlandırma aylık 39 dolar, temel fiyat artı kişi başı aylık 6 dolar. (Bunun kişi başına ödeneceği anlamına geldiğini varsayıyoruz.)

ADP İK da dahil olmak üzere üç bordrosuna sahiptir. Fiyatlandırma mevcut değildi.

Bordro Sistemi Nasıl Denenir

Son bir sorun var. Bu sistemleri denemenin problemi, "yaşama geçirmenizi" gerektirmeleridir ve bir kereden fazla maaş çekemezsiniz. Patriot ve Gusto'da deneyebileceğiniz demo sürümleri var. ADP’de iki aylık ücretsiz maaş bordrosu var, ancak bu iki ay boyunca kendi sistemlerinde çalışmayı taahhüt ettiğiniz anlamına geliyor.


Yazarın Video: Ön Muhasebe Teknoloji Alt Yapısı

İlgili Makaleler:

✔ - Organik Tarım Arazisi Gereksinimleri

✔ - Yükümlülük İçin Ek Sigortalıların Kapsanması

✔ - Sorumluluk Politikanız Altında Uçak Kapsama


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!