Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

Çalışanlara Kilometreyi Ödenmenin En İyi Yolu


Çalışanlara işlerini sürdürebilmek için kilometre ödemesi yapmanın en iyi yolu nedir? Bu soruyu Motus CEO'su Craig Powell ile tartıştım, Motus, mobil çalışanlar için adil ve doğru geri ödemeler sağlayan bir araç yönetimi ve geri ödeme platformu sunuyor.

İşletmem için bir sürüş sistemi kurma seçenekleri nelerdir?

Şirket işgücü gittikçe daha hareketli hale geliyor ve daha fazla çalışan günlük olarak iş yapıyor. İşletmeniz için iki seçeneğiniz var: şirkete ait araçların filo programı veya kendi araçlarını kullanan çalışanlar için bir geri ödeme programı.

Bir filo programı (şirkete ait araçlar) servis arabaları, kamyonetler, teslimat araçları veya diğer ekipman gereklilikleri gibi belirli fonksiyonlar için ulaşım sağlaması gereken işverenler için çekici bir seçenektir. Filo programı, şirketinize sigorta ve araç bakımı gibi durumların kontrolünü ve gözetimini ve şirketin önemli bulduğu araç özelliklerini seçme imkanı sunar. Bunlar arasında araç markalarının nerede bulundukları ve sürüldükleri konusunda 7/24 içgörü kazanmak için kurumsal markalaşma, güvenlik elemanları ve telematik gibi özellikler bulunur.

bir geri ödeme programı kendi arabalarını kullanan çalışanlar içinsatış ve servis işletmeleri gibi çalışanları için özel araç veya kamyon gerektirmeyen şirketler. Geri ödeme, işçiler için esneklik ve seçim sağlar, daha az iç yönetim gerektirir ve önceden ödenmemiş maliyetler veya sermaye drenajı gerektirmez.

Hangi sistemin kullanılacağına karar vermede önemli olan nedir?

Model ne olursa olsun - filo veya geri ödeme - çalışanlarına araçlarıyla ilgili ticari kullanım için uygun şekilde geri ödeme yapmanız ya da pahalı IRS denetimleri veya daha kötü, sınıf davaları gibi sonuçlarla yüzleşmeniz gerekir.

Bir filo programı için, Programın temel amacını kendinize sorun - bir çalışan olarak (fayda) veya işinizin ulaşım gereksinimlerini karşılamak için. Öncelikli hedefiniz bir iş aracı sağlamaksa, çalışanların kişisel araç kullanımıyla ilgili maliyetleri geri alarak filo giderlerini azaltmanıza olanak sağlamalıdır.

Bir geri ödeme programı ile, Çalışanlarına geri ödeme yapmak için düz bir araç yardımı, mil başına sent programı veya standart IRS kilometre oranı seçebilirsiniz. Ancak bu seçeneklerin üçü de, şirketlerin her yıl çalışan başına binlerce dolar kaybetmelerine neden olabilir, çünkü değişen gaz fiyatları ve kullanılan mil sayısı gibi her bir sürücünün maliyetini doğru bir şekilde hesaba katmazlar.

FAVR nedir ve neden kilometre geri ödemesi için en iyi alternatif?

FAVR, çalışanlara iş için sürüşle ilgili sabit ve değişken maliyetler için vergisiz ödeme yapan bir IRS gelir prosedürüdür. Sabit maliyetler sigorta, ehliyet ve sicil ücretleri içerebilirken değişken maliyetler arasında yakıt ve bakım sayılabilir.

FAVR, en doğru geri ödeme çözümüdür çünkü her bir mobil çalışan için, kişinin yerel maliyetleri ve aydan aya kadar değişebilen iş kilometresi bazında kişisel bir geri ödeme sağlar. Ancak, tüm sabit ve değişken maliyetlerin doğru bir şekilde kaydedilmesi yönetimi karmaşık olabilir - bu nedenle çoğu işveren bunu kullanmaz.

Birçok işveren bunun yerine, “her bedene uyan tek bir boyut” yaklaşımı olan basit araç ödeneklerini tercih etmektedir (örneğin, çalışan başına aylık 500 ABD doları). Ancak bu yöntem, iki iş gezisinin aynı olmadığı gerçeğini hesaba katmaz, bu yüzden iki çalışan aynı miktarda geri ödenmemelidir. Mil başına bir sent program geri ödemesi daha adil ama yine de doğru değil.

IRS standart kilometre hızı neden en iyi alternatif değil

Çoğu şirket, her bir çalışanın ne kadarını geri ödemesi gerektiğini hesaplamak için IRS işletme kilometre oranını kullanır. Ancak, IRS oranı gerekli bir geri ödeme oranı değildir, zira araç kullanımındaki bir aracın kullanımının ulusal ortalama maliyetine dayanmaktadır.önceki yıl.

IRS oranı, gerçek bir geri ödeme oranı değil, önceki yılların verilerini kullanan maliyetlerin zaman içindeki ortalamasıdır. Çalışanlar, geri ödemeleri ödenenden daha fazla seyahate harcayabilir veya gaz fiyatlarının düşmesi halinde fazladan geri ödenebilir - ve geçen yılki sayılara dayandırıldığı için ne ödeneceği konusunda herhangi bir ayarlama yapılmayabilir.

Çoğu şirket düz araç ödeneklerine karşılık geri ödeme söz konusu olduğunda ne yanılıyor?

Düz araç ödenekleri, farklı yerlerde yaşayan çalışanlara geri ödeme yapılması söz konusu olduğunda adil değil. Örneğin, bir çalışan, bir başka çalışanın yaşadığı bir sonraki kasabadaki fiyatlardan 12 sent daha ucuz olan bir bölgede yaşayabilir. Ayrıca, araç sigortası primleri ve vergiler gibi iş seyahatinin sabit maliyetleri yere göre önemli ölçüde farklılık gösterir.

Diğer sürüş maliyetleri de değişebilir. Örneğin, araba sigortası primleri eyalet bazında büyük değişiklik gösterir, Charlotte, Kuzey Carolina'daki 825 ABD Doları, Detroit, Michigan Eyaletindeki 3.150 ABD Doları. Aynı 21.000 $ sedan için vergiler Nevada'da 249 dolara, Rhode Island'da ise 1.689 dolara mal olabilir. Yıllık tamir masrafları her eyalette aynı değildir, New Jersey'de ortalama 393 dolar, Vermont'ta ise sadece 270 dolar. Aynı sabit fiyatı farklı yerlerde yaşayan çalışanlara ödemek, bu farklılıkları tamamen görmezden geliyor.

Araba ödenekleri tazminat olarak değerlendirildiğinden, hem FICA vergileri ödeyen işveren (Sosyal Güvenlik ve Medicare vergileri) hem de hem FICA hem de gelir vergisi ödeyen çalışan için vergilendirilebilir. Bunun anlamı, şirket araç ödeneği tutarını artı ilgili FICA vergi katkı payını öder, çalışan ise araç ödeneği tutarını, daha az gelir vergisi ve FICA katkı payını eve götürür. FAVR gibi vergisiz bir geri ödeme modelinde, çalışan tam olarak işveren tarafından ödenen tutarı “eve götürür”.

Filo aracını kişisel olarak kullanmak için şirketler ne tür hatalar yapıyor?

Bazı işverenler, çalışanlarının şirkete ait filo araçlarını kişisel sürüş kullanımları için bir destek olarak kullanmalarına izin vermektedir. Ancak, bu kişisel kullanımın çalışan tarafından vergilendirilebilir olduğunu kaç şirketin anlamadığına şaşıracaksınız. Şirketler ayrıca, bu vergilendirilebilir avantaj için her sürücünün tahsil etmesi gereken tutarı hesaplamak için iyi bir seçeneğe sahip değildir.

Bazı kuruluşlar, ne kadar kişisel mil kullandıklarına bakılmaksızın, tüm sürücüleri boyunca kişisel kullanımı kapsayacak şekilde sabit bir ücret talep eder. Bu, filo araçlarını kişisel kullanım için oldukça fazla kullanan çalışanlar için büyük bir parasal avantaj olabilir. Ancak filo araçlarını kesinlikle ticari kullanım için kullanan ve kendi araçlarını çalışma koşullarının dışında kişisel kullanım için saklayan çalışanlar haksız yere aşırı ücret alabilirler.

Bir işletme çalışanlarına doğru şekilde ödeme yapmazsa ne olur?

Yanlışlıkla işle ilgili sürüş masrafları için işçilere geri ödeme yapmak, birçok şirkete her yıl binlerce dolara mal olmaktadır (her yıl çalışan başına yaklaşık 3.000 dolar, Motus tarafından hesaplandığı şekilde). Ancak, buhiçbir şey değil sınıf davalarının masraflarına kıyasla. Son yıllarda, çalışanlar adaletsiz geri ödeme uygulamalarını telafi etmek için işverenlerini 7 milyon dolara kadar başarılı bir şekilde dava etti. California eyaletinde, bu davalar kural dışıdır, istisna değil, kural haline gelir, çünkü California İş Kanunu bölüm 2802 özellikle katıdır.

California kodu“Bir işveren tazmin [Görevlerini yerine getirmesinin doğrudan sonucu olarak çalışan tarafından yapılan tüm gerekli harcamalar veya kayıplar için çalışanını [zararsız tutmak]. ”Bu genellikle işverenler tarafından işte kullanılan ekipman ya da araçların maliyetleri ile sınırlı olarak yorumlandı, ancak şu anda kilometre geri ödeme durumlarında giderek daha fazla kullanılıyor (Radio Shack ve Toys “R” Us örneği).

Filo programları, çalışanları bu araçların kişisel kullanımları için doğru bir şekilde geri ödemeleri söz konusu olduğunda, kendi zorlukları ile birlikte gelir. Şirket araçlarının kişisel kullanımı uygun şekilde belgelendirilmeli ve çalışanların kişisel kullanımları için geri ödeme yapılmalıdır. Düşük bildirilen kişisel kilometre, şirketleri pahalı IRS denetimleri riskine sokar ve kaçırılan ters ibrazlarla şirkete mal olabilir.

İşime yardımcı olabilecek bazı kaynaklar nelerdir?

İşletmeniz, işletme kilometre masraflarını takip etmek için yeni dijital işyerini güçlendiren aynı teknolojiyi kullanabilir. İşte bazı örnekler:

  • GPS özellikli akıllı cihazlar Çalışan iş seyahati bilgilerini toplamak ve depolamak
  • Mobil uygulamalar çalışanların kilometre takibini otomatikleştirmek ve her bir çalışanın tam ticari, ticari ve kişisel millerini doğru şekilde hesaplamak.

Doğru mobil uygulamalar ve yazılım platformuyla, sürücülerin üretkenliği artırmaları, maliyetleri düşürmeleri ve IRS uyumluluğunu sağlamaları için sürüş davranışlarını ve mobil iş gücü verimliliğini kavramaya yardımcı olan manuel görevleri ortadan kaldırabilirsiniz.


Yazarın Video: Maaşını alamayınca dev kepçe ile patronunun aracını ezdi

İlgili Makaleler:

✔ - Kullanılmış Karton Kutuları Satış Noktaları

✔ - Genişletilmiş Polistiren Köpük Nasıl Geri Dönüştürülür?

✔ - IRS Form 944 - İşverenin Yıllık Federal Vergi İadesi


Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!