Finans Ve Iş Hakkında Yazarın Günlüğü

W-2 Formlarını Hazırlamadan ve Göndermeden Önce - Bir Kontrol Listesi


Her yıl, işverenlerin, çalışanlarına toplam ücretlerini ve kesintilerini gösteren bir rapor göndermesi gerekmektedir, böylece çalışanlar gelir vergisi beyannameleri hakkındaki bilgileri içerebilir. Raporlar ayrıca Sosyal Güvenlik İdaresi'ne sunulmalıdır. Bu rapor W-2 formudur.

W-2 formlarını hazırlayıp çalışanlara ve Sosyal Güvenlik İdaresi'ne göndermeden önce, her şeyin yolunda gitmesini sağlamak için bu adımları izleyin.

GÜNCELLEME: 2017 Vergi Kesintileri ve İş Yasası, 2018 vergi yılı ile başlayan gelir vergisi oranlarını düşürdü. Bu, bazı çalışanların maaş çeklerinden çok fazla alıkonduğu anlamına gelir. Bu farkı açıklamak için W-4 formlarını düzeltmeleri gerekebilir.

  • 01

    Doğru Çalışanları Çalışanlar Olarak Sınıflandırdığınızdan emin olun

    W-2 Dosyalama Kontrol Listesi

    Bir işçinin bir çalışan mı yoksa bağımsız bir yüklenici mi olduğunu söylemek bazen zor olabilir, ancak IRS işçilerin doğru bir şekilde sınıflandırılmasını gerektirir ve IRS, çalışanları doğru bir şekilde sınıflandıramayan şirketlere ceza ve ceza verebilir.

    Çalışan, işveren yönünde iş yapan bir işçidir. Genel olarak, bir kuruluş için hizmet sunan herhangi bir kişi, kuruluşun ne yapılacağını ve nasıl yapılacağını denetleyebiliyorsa çalışandır.

    Öte yandan, bağımsız bir yüklenici, başka bir kişiye veya işletmeye hizmet sağlayan bir birey veya işletmedir. Bağımsız yüklenici, ayrı bir işletmedir ve bir çalışan olarak kabul edilmez. Bazı bağımsız müteahhit örnekleri, danışmanlar, acenteler veya aracılardır. Bağımsız müteahhitlerin çalışmaları genellikle tesadüfidir veya iş için gerekli değildir; örneğin, bir temizlik servisi, bordro işlemcisi veya BT servisi.

    Çalışanları çalışan veya bağımsız müteahhit olarak sınıflandırmak hakkında daha fazla bilgi edinin ve yardım için bir iş avukatına danışın.

  • 02

    Cari Yıl için Dağıtım ve Dosyalama Tarihlerini Kontrol Edin

    W-2 işleminde iki adım söz konusudur. İlk adım W-2 formlarını çalışanlara dağıtmaktır. İkinci adım, bu formları Sosyal Güvenlik İdaresi'ne dosyalamaktır. (SSA)

    Hem çalışanlara dağıtım yapmak hem de SSA ile dosyalamak için son tarih, bir sonraki yılın 31 Ocak'ı. Bu, vergi dolandırıcılığını önlemeye yardımcı olmak için SSA başvurusu için daha erken bir tarih oluşturulmuştur. W-2 ve 1099 tarihler hakkında daha fazla bilgi edinin.

    Çalışanlara formlarını Ocak ayının başında verdiğinizden emin olun, böylece hataları önlemek için onları gözden geçirecek zamanları olur.

  • 03

    Çalışan W-4 Formlarını Kontrol Edin

    İşverenlerin her zaman tüm çalışanlar için bir W-4 formuna sahip olmaları gerekmektedir. W-4 Formu, bir çalışanın federal gelir vergisi stopajının miktarını, medeni halini, bağımlı sayısını ve tutulacak ek tutarları belirlemek için gerekli bilgileri içerir.

    IRS, düşük vergi oranlarını ve olası stopajı hesaba katacak şekilde W-4 formunu 2018 olarak değiştirdi.

    Önemli: İşverenlerin, çalışanlara W-4 formunu doldurmalarına izin verilmez. Tüm yapabilecekleriniz, stopaj tutarlarını nasıl belirleyebilecekleri konusunda onları işaret etmektir. IRS, çalışanların stopaj tutarlarını bulmak için kullanabilecekleri bir stopaj hesaplayıcısı çıkardı.

    W-4 Formu işe alımlarda ve çalışanın değişiklik yapmak istediği zaman doldurulması gerekir. Çalışanın kişisel bilgileri (medeni hal ve bağımlı sayısı dahil) değişiyorsa veya çalışanın adresi değişiyorsa, çalışan W-4 formunu değiştirmelidir. Çalışan W-4 formunu istediği zaman stopaj miktarını değiştirmek için de değiştirebilir.

    Yıl sonuna kadar her yıl, işverenler, tüm çalışanlardan kişisel bilgilerin doğruluğundan emin olmak için W-4 formunu gözden geçirmelerini istemelidir.

    Çalışanların W-4 Formunda doğru ve güncel bilgilere sahip olmalarını sağlamak, W-2 formlarını hazırlamanıza ve dağıtmanıza yardımcı olur.

  • 04

    W-2 Formları İçin Bordro Bilgilerini Topla

    Öncelikle, tüm W-2 formları için şirketiniz hakkında bazı temel bilgilere ihtiyacınız olacak:

    • Şirketinizin işveren kimliği numarası
    • İşletmenin adı, adresi ve posta kodu
    • Ve şirketinizin devlet vergi kimlik numarası

    Daha sonra, her bir çalışan hakkında hem kişisel bilgiler hem de bordro bilgileri hakkında bilgi toplamanız gerekecektir:

    • Çalışan adı, adresi ve sosyal güvenlik numarası veya diğer vergi kimlik numarası
    • Bu çalışana ödenen tutar: toplam ücret, bahşiş ve diğer tazminatlar
    • Tutulan federal gelir vergisi tutarı
    • Sosyal güvenlik ücretleri (yıl için Sosyal Güvenlik maksimum tutarına kadar)
    • Yüksek gelirli çalışanlar için ek Medicare vergisi de dahil olmak üzere, Medicare ücret ve önerileri ile Medicare vergisi kesildi.
    • Tahsis edilen çalışan önerileri ödendi
    • Bağımlı bakım faydaları ve çalışanlara vergilendirilebilir diğer yardımlar
    • İşçinin çalıştığı her eyalet için, devlet maaşları ve ödemeleri ile devlet gelir vergisi kesildi
    • Yerel ücretler ve bahşişler ödendi ve yerel gelir vergisi kesildi.

  • 05

    Şirketinizin W-2 Bordro İşlemlerini Gözden Geçirin

    Şirketiniz bordro işlemlerinde yeniyse veya bordro durumunuz yakın zamanda değiştiyse, yıl sonu raporlarını çalışanlara bulma, tamamlama ve dağıtma işlemini incelemek iyi bir fikirdir. W-2 formlarını bir ofis mağazasından, EBM'nizden, vergi veya muhasebe yazılımından veya IRS'den alabilirsiniz.

    Not: W-2 formlarını IRS'den veya İnternet'teki başka bir yerden indiremezsiniz. W-2 formunun A kopyası belirli bir kırmızı mürekkep rengindedir ve kopyalanamaz. A Kopyası'nın özel IRS formunu Sosyal Güvenlik İdaresi'ne (Şubat ayının sonunda sakladığınız kopya ve Sosyal Güvenlik ile birlikte verdiğiniz kopya) ibraz etmelisiniz.

    W-2 formlarını hazırlamak için bazı seçenekler:

    • Muhasebe yazılımı kullanma. Yalnızca birkaç çalışana sahipseniz ve muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, bu yazılımı kullanarak W-2 formları hazırlamak için bir eklenti satın alabilirsiniz.
    • Vergi hazırlama yazılımı kullanarak. Vergi hazırlama yazılım programlarından birini çevrimiçi veya masaüstü sürümünde kullanıyorsanız ve bu yazılımın işletme sürümünü satın aldıysanız, W-2 işlemenin dahil olup olmadığını kontrol edin. Shirley Elmblad, Finansal Yazılım Rehberi, vergi yazılımı incelemeleri üzerine bir makale yayınladı
    • Satın alınan W-2 formlarını kullanma. Büyük ofis tedarik şirketleri, bu formlar için bilgileri manuel olarak girmenize ve yazıcınıza yazdırmanıza olanak tanıyan bir CD'deki yazılımla kullanım için önceden basılmış W-2 formlarına sahiptir.

    W-2 formlarını doldurmak ve yazdırmak için hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, W-3 aktarma formları da olmalıdır.

  • 06

    W-2 Formlarının Çalışanlara Nasıl Dağıtılacağına Karar Verin

    W-2 formları oluşturduktan sonra, bir sonraki kararınız onları çalışanlara nasıl dağıtacağınız. W-2 formlarının çalışanlara dağıtımı için son tarihin vergi yılını takip eden yılın 31 Ocak olduğunu unutmayın. Örneğin, 2016 vergi yılı W-2'leri dağıtması gereken işverenlerin dağıtmak için 31 Ocak 2017'ye kadar süreleri vardır.

    Basılı W-2 formlarını çalışanlara dağıtmak için iki seçeneğiniz vardır: ya onları postalayın ya da çalışanlara şahsen dağıtın. Bir çalışan W-2 formunu şahsen alırsa, bunun yapılıp yapılmadığı hakkında sorular sormamak için çalışanın formun alındığını imzalamasını isteyebilirsiniz.

  • 07

    Çalışanlara W-2 Formları Göndermeden Önce Hataları Kontrol Edin

    Sorunları en aza indirmek ve W-2 formlarını yeniden göndermek zorunda kalmak için, bu kontrol listesini kullanarak W-2 formlarını hatalara karşı kontrol edin. Yaygın W-2 hataları, yanlış yılın formunu kullanmayı, bilgiyi içermemeyi, yanlış kutuya bilgileri yerleştirmeyi ve Sosyal Güvenlik'i en fazla durdurmayı bırakmamayı içerir.

    Sık karşılaşılan bir hata, sağlık sigortası kapsamının maliyetini bildirmemektir. Bu maliyet, W-2 formlarının 12. satırında rapor edilmelidir.

  • 08

    Yinelenen W-2 Formları için çalışan isteklerini işleme koyma

    Çalışanlar sıklıkla yanlış W-2 formlarını kaybeder veya kaybederler ve bordro departmanınıza W-2 Formlarının bir kopyasını talep edebilirler. W-2 formlarını dağıtmadan önce, bu taleplerle nasıl başa çıkacağınızı düşünün:

    • Formları dahili olarak bastırdıysanız, W-2 formunu yeniden yazdırabilir ve çalışana gönderebilir veya postalayabilirsiniz.
    • Form dış maaş bordrosu tarafından hazırlandıysa, formu yeniden yazdırma ve postalama ücretini sizden talep edebilirler. Çalışanlardan, bir yıl içerisinde ikinci kopyayı veya bir yıl içinde ikinci kopyayı ücretlendirmek isteyebilirsiniz (bu olur!).

    Neye karar verirseniz verin, yinelenen formlarla ilgili politikanızı çalışanlara iletmek iyi bir fikirdir. Yinelenen formlar için ücret almak aşırı görünebilir, ancak uğraşmanız gereken kayıp formların sayısını azaltabilir.

  • 09

    W-2 ve W-3 Formlarını Sosyal Güvenlik İdaresi ile doldurmak

    W-2 formlarının nasıl hazırlanacağına karar verdikten ve bu formları çalışanlara dağıttıktan sonra (vergi yılını izleyen yılın 31 Ocak tarihine kadar), bir sonraki kararınız, bu formları Sosyal Güvenlik İdaresi'ne (SSA) nasıl kaydedeceğinizi belirlemek..

    Tüm W-2 formlarının, Sosyal Güvenlik İdaresi ile birlikte, bir W-3 iletim formuyla birlikte sunulması gerekir. Bu formları göndermek için iki seçenek:

    • Online olarak Sosyal Güvenlik web sitesinin Business Services Online bölümünde dosyalayabilirsiniz. İlk önce kayıt olmanız ve ardından çevrimiçi olarak uygun formları doldurmanız gerekecektir. BSO ile çevrimiçi olarak dosya gönderiyorsanız, W-3 formlarını eklemeniz gerekmez.
    • Ayrıca W-2 formlarını doldurarak W-3 Formunu Sosyal Güvenlik İdaresi'ne postalayabilirsiniz.

    W-3 formunun nasıl hazırlanacağı hakkında daha fazla bilgi.

  • 10

    W-2 Formlarının Dağıtımı İçin Devlet Yönetmeliklerini Kontrol Edin

    Bir çalışan için bir W-2 formu doldurduğunuzda, bu formun bir kısmı (Kopya 1) çalışanın çalıştığı ülkeye gönderilmek üzere belirlenir. Çalışan birden fazla eyalette çalışıyorsa, W-2 formunun bir kopyasını her bir eyalete göndermeniz gerekecektir.

    Her eyalette W-2 formlarının ve herhangi bir aktarım formunun sunulması için farklı şartlar vardır. Bu eyaletin gereksinimlerini öğrenmek için eyaletinizin vergi dairesine veya eyalet gelir departmanına danışın.

    GÜNCELLEME: Pek çok eyalet, W-2'leri SSA ile doldurmak için son 31 Ocak'taki son tarihe uyuyor.

    Devlet bordrosu vergileri hakkında daha fazla bilgi edinin.


  • Yazarın Video: Visual Basic Ders #2 Admin Panel Bulucu Yapımı // Detaylı Anlatım

    İlgili Makaleler:

    ✔ - İş Dünyasında Bir Ortaklık Nedir?

    ✔ - Yeniden Sipariş Noktası Nasıl Hesaplanır?

    ✔ - Yeni Yıl için 10 Ekonomik İş Fikirleri


    Yardımcı Oldu Mu? Arkadaşlarınızla Paylaşın!